Jak zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą w przedsiębiorstwie?

Jak zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą w przedsiębiorstwie?

Różności

Funkcjonowanie każdej firmy opiera się w dużej mierze na komunikacji.

Do jej ewidencji służy książka korespondencji rejestrująca wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości – dzięki temu możliwa jest stała kontrola nad nimi. W niektórych firmach książka korespondencji wciąż ma postać papierowego dziennika, co oznacza, że rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej odbywa się w sposób analogowy. Nie da się zaprzeczyć, że jest to metoda wyjątkowo niewygodna, dlatego nowoczesne firmy rezygnują z niej na rzecz elektronicznej obsługi komunikacji.

Jak wygląda zarządzanie korespondencją w nowoczesnej firmie?

Firma, która chce iść z duchem czasu, a przy okazji usprawnić swoją komunikację, powinna posiadać elektroniczny dziennik korespondencji. To wygodne rozwiązanie w postaci spersonalizowanego systemu informatycznego pozwalające na gromadzenie, przetwarzanie i archiwizowania faksów, e-maili i innych oficjalnych wiadomości, zarówno wysyłanych, jak i odbieranych przez pracowników. Elektroniczny dziennik posiada wszystkie standardowe funkcje tradycyjnej książki korespondencji, ale dodatkowo został rozbudowany o inne, potrzebne udogodnienia. Dzięki temu możliwa jest w nim nie tylko rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, ale też jej segregowanie, kategoryzowanie, eksportowanie i archiwizowanie, co gwarantuje porządek w dokumentacji i ułatwia jej przeszukiwanie. Wszystkie takie rozwiązania możemy znaleźć na Edokumenty.eu.

Jakie zalety ma taki sposób zarządzania firmową korespondencją?

Elektroniczna obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej ma tę przewagę nad jej tradycyjną rejestracją, że stanowi rozbudowany system zarządzania firmową komunikacją, zapewniający do niej łatwy dostęp wszystkim zaangażowanym w jej tworzenie pracownikom. Z dziennika może korzystać wiele osób na raz, nawet zdalnie, ponieważ jego zawartość znajduje się w chmurze. Nie trzeba przekazywać go sobie z rąk do rąk, wystarczy zalogować się do programu, a to można zrobić wszędzie i o dowolnej porze. Elektroniczna obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej eliminuje też problem z jej przeszukiwaniem – w komputerowym systemie odnalezienie potrzebnych informacji zajmuje tylko chwilę.

0 komentarzy
Inline Feedbacks
Zobacz wszystkie komentarze