Outsourcing polega na powierzeniu prowadzenia spraw księgowych zewnętrznemu podmiotowi. Na to rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm, którym zależy na automatyzacji procesów księgowych i rezygnacji z zatrudniania własnego księgowego. Miastem, w którym outsourcing księgowy cieszy się szczególną popularnością, jest Warszawa, choć usługa ta powoli staje się popularna w całej Polsce – głównie dlatego, że wiele biur rachunkowych oferuje usługi online, dla których miejsce zamieszkania klienta nie jest żadną przeszkodą. Sprawdź największe zalety outsourcingu księgowości i przekonaj się, czy jest to usługa dla Ciebie.
#1 Kompleksowa obsługa
W ramach outsourcingu współpracujesz z biurem rachunkowym, które ma w ofercie całą gamę usług. Dzięki temu możesz bez przeszkód rozwijać firmę, korzystając z wybranego pakietu usług, których aktualnie potrzebujesz. W ofertach biur rachunkowych zazwyczaj znajduje się pełna księgowość, księgowość uproszczona, kadry i płace, doradztwo podatkowe i gospodarcze, zakładanie i prowadzenie spółek, a nawet nowoczesne usługi, takie jak wirtualne biuro.
#2 Dedykowany opiekun
Wielu przedsiębiorców obawia się, że przy outsourcingu księgowości sprawami firmy będzie zajmowało się zbyt wiele osób, co negatywnie wpłynie na przejrzystość finansową przedsiębiorstwa. Warto więc korzystać z ofert biur rachunkowych oferujących wsparcie dedykowanego opiekuna. Taki opiekun nie tylko poprowadzi księgowość firmy, lecz również będzie odpowiedzialny za kontakt. Może się oczywiście zdarzyć, że Twój opiekun będzie przez jakiś czas niedostępny – na przykład z powodu urlopu lub zwolnienia lekarskiego. W takiej sytuacji biuro rachunkowe błyskawicznie zastąpi go innym specjalistą, co jest niemożliwe w przypadku księgowego zatrudnionego w firmie.
#3 Oszczędność czasu
Wiele biur rachunkowych oferuje księgowość dla firm online, dlatego nie ma znaczenia, czy miastem, w którym prowadzisz działalność, jest Warszawa, czy inna miejscowość. Kontakt odbywa się w dogodny sposób (np. komunikator, rozmowa telefoniczna, wideorozmowa, e-mail), a w razie potrzeby możesz skorzystać ze spotkania osobistego. Księgowość dla działalności gospodarczej w trybie online pozwala zaoszczędzić sporo czasu – nie musisz dojeżdżać do księgowego i dowozić mu dokumentów, gdyż wszystko załatwisz drogą elektroniczną. Oszczędność czasu oznacza również możliwość skupienia się na sprawach związanych z prowadzeniem biznesu, bez konieczności angażowania się w kwestie księgowe czy kadrowo-płacowe.
#4 Dopasowanie księgowości do potrzeb firmy
W przypadku przekazania księgowości firmy do biura rachunkowego, które oferuje usługi online, możesz przeglądać oferty podmiotów z całego kraju, zamiast skupiać się wyłącznie na lokalnych księgowych. Dzięki temu istnieje możliwość znalezienia biura rachunkowego specjalizującego się w danym obszarze, np. e-commerce, kierowcy Uber, Bolt i Free Now, przedszkole, żłobek, firma produkcyjna, spółka akcyjna itp. Wybierając specjalistę w danej dziedzinie, masz pewność, że Twoja działalność nie jest mu obca.
#5 Oszczędność pieniędzy
Outsourcing księgowości nie jest oczywiście bezpłatny, jednak koszty są znacznie niższe niż zatrudnianie własnego księgowego czy specjalisty ds. kadr i płac. W przypadku pracowników na etacie mamy do czynienia nie tylko z kosztami wynagrodzenia, lecz również z kosztami rekrutacji, szkoleń, benefitów czy błędów. Księgowość dla firm w formie outsourcingu obejmuje wyłącznie usługi realizowane przez zewnętrzne biuro rachunkowe, które przy okazji ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy. Ostateczny koszt outsourcingu zależy od wybranego zakresu usług, lecz w każdym przypadku jest on niższy niż księgowy na etacie. Przy okazji mamy do dyspozycji specjalistów różnych dziedzin, którzy odpowiadają za wizerunek biura rachunkowego, dlatego nie mogą sobie pozwolić na niedociągnięcia czy nieaktualną wiedzę.
#6 Bezpieczeństwo danych
Biura rachunkowe oferujące swoim klientom outsourcing księgowości stosują zaawansowane technologie bezpieczeństwa danych, co przekłada się na ochronę poufnych informacji. Korzystaj wyłącznie z usług firm, które oferują szyfrowany panel klienta i restrykcyjnie podchodzą do tematu zabezpieczeń. Dodatkową zaletą bezpiecznej platformy online jest całodobowy dostęp do informacji finansowych firmy z każdego miejsca z dostępem do internetu.
#7 Łatwa weryfikacja jakości
Biura rachunkowe online nieustannie reklamują się w internecie, a z ich usług korzystają dziesiątki lub setki firm z całego kraju. Dzięki temu można w bardzo łatwy sposób zweryfikować jakość oferty – wystarczy przejrzeć fora internetowe oraz opinie w Google i mediach społecznościowych. Biuro oferujące księgowość dla działalności gospodarczej nie powinno mieć również problemu z udostępnieniem referencji czy certyfikatów. Warto również poprosić o kopię polisy ubezpieczeniowej, gdyż każdy przedsiębiorca oferujący usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych ma obowiązek zawarcia ubezpieczenia OC przed rozpoczęciem działalności.