ZUS zajął stanowisko w sprawie kart przedpłaconych na posiłki. Pracodawcy, którzy liczyli na oszczędności składkowe, mogą otrzymać wezwanie do dopłaty zaległości z odsetkami. W grę wchodzą setki złotych w przeliczeniu na jednego zatrudnionego.
- Urząd uznał, że popularne karty lunchowe nie zwalniają automatycznie ze składek, jeśli pominięto jeden formalny warunek.
- ZUS może żądać natychmiastowej dopłaty zaległych składek wraz z odsetkami.
- Kwota do uregulowania może sięgnąć nawet kilkuset złotych od jednego pracownika.
- To pracodawca musi udowodnić, że świadczenie rzeczywiście podlegało zwolnieniu ze składek.
Co ustalił ZUS
Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie pozostawił wątpliwości co do kart przedpłaconych wydawanych pracownikom. Wiele firm traktuje je jako prosty sposób na obniżenie obciążeń, jednak w ocenie urzędu to mylne założenie.
Sedno problemu tkwi w jednym szczególe formalnym. Jeśli pracodawca go przeoczy, świadczenie traci charakter wyłączony z podstawy wymiaru składek. Wtedy ZUS nalicza składki wstecz, a dochodzą do tego odsetki.
ZUS jasno wskazuje, że ciężar dowodu spoczywa wyłącznie na pracodawcy. To firma musi wykazać, że warunek zwolnienia ze składek został spełniony.
Ile trzeba dopłacić
W decyzji urzędu mowa o kwotach rzędu setek złotych od każdego zatrudnionego. Przy większych zespołach suma robi się poważna, zwłaszcza gdy ZUS obejmie kontrolą kilka lat wstecz.
Co istotne, dopłata nie dotyczy wyłącznie składek. Pracodawca musi też uregulować odsetki za zwłokę, co dodatkowo podnosi łączny koszt całej sprawy.
Czego dopilnować
W praktyce firma powinna sprawdzić, czy zasady wydawania kart są zgodne z wymaganiami ZUS. Najbezpieczniej traktować kartę przedpłaconą jako świadczenie ściśle związane z posiłkiem, a nie jako uniwersalny dodatek do pensji.
W razie kontroli to pracodawca zbierze dokumenty i wyjaśnienia. Dlatego każdy przypadek warto przeanalizować indywidualnie, zanim urząd sam upomni się o zaległości.