W dzisiejszym, szybko zmieniającym się świecie, efektywność procesów biznesowych jest kluczowa dla utrzymania konkurencyjności. System workflow i obieg faktur zakupowych to jeden z obszarów, który może znacząco wpłynąć na wydajność organizacji. Zautomatyzowany obieg faktur zakupowych pozwala na szybsze przetwarzanie płatności, zmniejsza ryzyko błędów, poprawia przejrzystość procesów i umożliwia lepszą kontrolę nad wydatkami. To wszystko przekłada się na lepszą płynność finansową i może przynieść oszczędności kosztów.
Wprowadzenie systemu workflow Simply Mobile Plus wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami, takimi jak m.in. potrzeba szkolenia umożliwiająca zrozumienie obsługi nadmienionego rozwiązania. Jak zatem używać programu Simply Mobile Plus?
Rozpoczynamy od zalogowania się do systemu (istnieje możliwość synchronizacji z kontami domenowymi czy też kontami autoryzacji. W przypadku chęci udostępniania danych na zewnątrz należy użyć bezpiecznego logowania dwufaktorowego). Sam wygląd i konfiguracja panelu startowego programu Simply Mobile Plus, zależna jest od indywidualnych potrzeb danego użytkownika.
W ramach systemu można podzielić uprawnienia nie tylko od strony uprawnień organizacyjnych, uprawnień do dokumentów czy też uprawnień do funkcji procesu wynikających ze stanowiska, które dany użytkownik zajmuje, ale również w ramach np. oddziałów, które funkcjonują w obrębie firmy (przykładowo od Warszawy przez Kraków, Poznań, Wrocław etc.). Co więcej, istnieje możliwość przydzielenia uprawnień do konkretnych obszarów; w tym poszczególnych działów funkcjonujących w danej filii firmy.
Panel użytkownika
W przypadku pracownika, który w podstawowej wersji posiada uprawniania do rejestrowania faktur kosztowych (różnego typu, z różnym procesem ich akceptacji), ekran startowy stanowi tylko i wyłącznie uproszczony formularz z zarejestrowanymi ręcznie fakturami, które mogą do nas wpłynąć. Program Simply Mobile Plus wyposażony został także w mechanizm umożliwiający pobieranie faktur rejestrowanych z udziałem KSeF. Dodatkowo dostępne są wdrożenia z funkcją rejestracji faktur, która jest realizowana na podstawie aplikacji do rozpoznawania dokumentów OCR, co oznacza eliminację potrzeby ręcznej rejestracji dokumentów.
Panel użytkownika wyposażony jest w dostęp do menu bocznego, za pomocą którego jest on w stanie wywołać te same funkcje czyli dodać nowy dokument czy zobaczyć wszystkie faktury. Dodatkowo wspomniany użytkownik posiada uprawnienia na przykład do modułów urlopów, a zatem ma możliwość zarejestrowania swojego urlopu. Naturalnie użytkownik może także decydować o wyglądzie swojego avatara, layoutu, kolorystyki dla aplikacji etc.
Załóżmy, że chcemy, aby opisywany użytkownik miał dostęp do wybranych miast w ramach swoich uprawnień oraz posiadał dostęp do wszystkich działów w ramach danego miasta. W tym celu należy zalogować się na konto administratora, przejść do obszaru uprawnień (czyli w menu bocznym wybrać uprawnienia), wyszukać danego pracownika, a następnie – zaznaczając wybrane obszary – odebrać lub nadać uprawnienia. Administrator może również zarządzać uprawnieniami do funkcji, które posiada dany pracownik. W ramach ekranów – poza ekranem domyślnym – możemy również ustawić np. dostęp do dashboardu umożliwiającego analizę danych (z opcją filtrowania danych).
Rejestracja faktur
Rejestracja faktur może odbywać się zarówno w sposób ręczny, jak i automatyczny. W przypadku procesu zautomatyzowanego, mowa o rozwiązaniu takim jak np. wspomniany OCR. Jak zatem przedstawia się proces ręcznej rejestracji? Takowy zależny jest od rodzaju faktury.
Rejestracja faktur ogólnych
Za pomocą programu Simply Mobile Plus możemy rejestrować faktury różnego rodzaju. Proces rejestracji faktury ogólnej złożony jest (zazwyczaj) z sześciu kroków:
Krok 1 – Nr faktury;
Krok 2 – Dostawca;
Krok 3 – Wybór MPK;
Krok 4 – Dodawanie linie do faktury;
Krok 5 – Waluta i kurs wymiany;
Krok 6 – Załączniki.
Po ręcznym wpisaniu numeru faktury, przechodzimy do wyboru dostawcy. System automatycznie wczytuje listę zapisanych dostawców. Wystarczy zatem wybrać odpowiednią firmę (tj. dostawcę). W kolejnym kroku możemy wybrać dział, którego dotyczy dana faktura. W czwartym kroku użytkownik otrzymuje możliwość zarejestrowania szczegółowych informacji związanych z pozycjami na fakturze, które są dla niego istotne. Krok piąty przeznaczony jest do wskazania waluty, w jakiej rozliczana jest faktura (a także kursu wymiany tej waluty). Ostatni z kroków rejestracji faktury umożliwia dodanie załącznika. Po przejściu wszystkich sześciu kroków i zapisaniu postępu pracy, dane trafiają na serwer, a tym samym zostają zarchwizowane i zarazem są dostępne dla wszystkich użytkowników zajmujących się procesem fakturowania.
Rejestracja faktur do zamówienia
Rejestracja faktur do zamówienia również złożona jest z sześciu kroków (tych samych co w przypadku rejestracji faktury ogólnej). Na czym zatem polega różnica? Po wpisaniu numeru faktury (krok 1) przechodzimy do wyboru dostawcy. W odróżnieniu od schematu dla faktury ogólnej, w przypadku faktury do zamówienia możemy wybrać nie tylko dostawcę, ale również numery zamówienia (mowa o zamówieniach otwartych) związane z konkretnym dostawcą. Mówiąc wprost; po wyborze dostawcy program wyświetli otwarte, zaakceptowane zamówienia w ramach których mamy możliwość zarejestrowania faktury. Co więcej, w zależności od ustawień, program Simply Mobile Plus może pobierać pozycje związane z daną fakturą (według danych na zamówieniu) z możliwością ręcznego zmodyfikowania. W praktyce więc sposób rejestracji faktury uzależniony jest od typu dokumentu.
Rejestracja faktur projektowych
W tym przypadku mamy do czynienia nie z sześcioma krokami rejestracji, a siedmioma. Dodatkowy krok stanowi bowiem „Wybór projektu”. Po wpisaniu numeru faktury i wybraniu dostawcy, mamy możliwość wyboru projektu lub budżetu (w zależności od tego, co mamy zamiar procesować). Pozostałe kroki rejestracji pozostają niezmienne.
Mobilna (uproszczona) rejestracja faktury
W przypadku braku dostępu do komputera, możemy skorzystać z uproszczonego procesu rejestracji faktury. W takim przypadku do zarejestrowania dokumentu wystarczy nam urządzenie mobilne, takie jak np. smartfon czy tablet. Rozwiązanie sprawdzi się np. podczas delegacji czy choćby w momencie zakupu paliwa na stacji benzynowej. W takim przypadku należy skorzystać z mobilnej wersji programu Simply Mobile Plus. Po zalogowaniu wystarczy kliknąć na opcję „dodaj fakturę”. Wówczas program wyświetli pole „opis faktury”, w który możemy wpisać dowolne informacje (np. numer faktury). Drugim, a zarazem ostatnim z kroków jest opcja dodania załącznika. Wówczas możemy skorzystać m.in. z możliwości sfotografowania faktury i przesłania wspomnianego zdjęcia na serwer. Po zapisaniu danych, dodany dokument dostępny jest również na standardowej ścieżce rejestracji.
Korzystanie z wersji mobilnej umożliwia również łatwe powiązanie kosztów z danym pracownikiem. Dzięki temu bez problemu dopasujemy koszt (np. wynikający z zakupu paliwa) do osoby, która go wygenerowała (czyli po prostu dokonała zakupu paliwa). Naturalnie korzystanie z postaci mobilnej Simply Mobile Plus możliwe jest zarówno poza biurem, jak i w biurze. To niezwykle wygodne rozwiązanie, zwłaszcza w momencie, gdy nawał pracy nie pozwala na bieżące wypełnianie poszczególnych kroków w procesie rejestracji dokumentu.
Simply Mobile Plus – program w pełni dopasowany do Twoich potrzeb
Simply Mobile Plus to narzędzie w 100% dopasowane do potrzeb klienta. W praktyce oznacza to, że m.in. ilość kroków, jaką należy przejść w procesie rejestracji faktury, jest w pełni konfigurowalna. To klient – w momencie wdrożenia programu – wskazuje elementy, które mają zostać wprowadzone w procesie rejestracji dokumentu. Od klienta zależy również ilość kroków, jakie pracownik będzie musiał przejść w procesie rejestracji dokumentu, jak i zakres informacji wpisywanych do formularza. Podobnie rzecz się ma w przypadku obiegu faktury. Co więcej; każdy typ faktury może przechodzić inną ścieżkę, w zależności od potrzeb. Przykładowo: faktura ogólna może przechodzić bezpośrednio do działu księgowości, który ją akceptuje lub też trafiać kolejno do kierownika, działu controllingu, weryfikacji prawnej, a dopiero na końcu do działu księgowości, gdzie jest ona realizowana.
Sam schemat przepływu danych (ilustrujący ścieżkę obiegu dokumentacji) jest dostępny dla klienta i może zostać dowolnie zmieniony. Wprowadzenie wspomnianych zmian jest niezwykle proste, intuicyjne i nie wymaga absolutnie żadnej wiedzy programistycznej. Jest to możliwe dzięki użyciu metody „drag and drop” czyli przeciąganie i upuszczanie. W praktyce więc wystarczy przeciągnąć dany element, a następnie upuścić w miejscu, na które chcemy go przenieść. Naturalnie wspomniana funkcja jest dostępna jedynie z poziomu administratora. Nie musimy więc obawiać się, że pracownik samodzielnie, bez porozumienia, zmieni obieg faktur.
Każda z ustawionych i zapisanych ścieżek obiegu dokumentów zostaje dodana przez Simply Mobile Plus do archiwum. Jeśli więc będziemy chcieli ponownie wdrożyć ścieżkę z której korzystaliśmy np. pół roku temu, to nie ma potrzeby jej ponownego ustawiania od przysłowiowego zera. Wystarczy wybrać interesującą nas wersję z archiwum i gotowe!
Analiza faktur
Dzięki dodaniu ekranu umożliwiającego analizę poszczególnych faktur, użytkownik może pozyskiwać dane w zależności od aktualnych potrzeb. Aby ułatwić ten proces, ma on możliwość wyboru konkretnego typu/typów faktur. Po ich zaznaczeniu program wyświetli jedynie dane odnoszące się do wskazanych rodzajów dokumentacji. Dane mogą być wyświetlane zarówno w postaci wykresu (np. słupkowego czy kołowego), jak i tabeli. Mogą one także zostać wyeksportowane do programu MS Excel. Naturalnie Simply Mobile Plus pozwala na analizę różnych danych, nie tylko tych związanych z fakturami. W ten sposób możemy analizować np. dane dotyczące kontrahentów. Wspomniane wartości – wyświetlone w postaci wykresu – mogą zostać użyte np. podczas prezentacji.