Zdarza się, że osoba zainteresowana przeprowadzeniem czynności prawnej, której przedmiotem jest nieruchomość, jest informowana o konieczności uzyskania odpisu z księgi wieczystej. Pytanie pojawia się, gdy taki odpis został już wydany, jednak kilka miesięcy albo lat wcześniej – czy jest on nadal ważny i można go użyć?
Odpis z księgi wieczystej jest często wykorzystywany w obrocie nieruchomościami. Jest on niezbędny do okazania dla notariusza przy zawieraniu umowy sprzedaży nieruchomości. Odpis księgi wieczystej jest oficjalnym dokumentem urzędowym, wydawanym przez sąd na wniosek osoby zainteresowanej. Uzyskuje się go po uiszczeniu odpowiedniej opłaty i złożeniu wniosku w formie papierowej na urzędowym formularzu w Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych i jej oddziałach, znajdujących się przy sądach rejonowych. Wniosek można również złożyć w formie elektronicznej na stronie internetowej Elektroniczne Księgi Wieczyste Ministerstwa Sprawiedliwości.
Odpis księgi wieczystej zawiera wszystkie informacje przypisane do danej księgi na przykład o właścicielu nieruchomości, powierzchni, czy adresie nieruchomości. Uzyskać można odpis zwykły albo odpis zupełny księgi wieczystej, który zawiera informacje również o wpisach wykreślonych.
Na potrzeby praktyki obrotu nieruchomościami przyjmuje się, że najlepiej w dniu dokonania czynności prawnej związanej z daną nieruchomością dysponować odpisem z księgi wieczystej, wydanym nie wcześniej niż trzy miesiące przed datą tego zdarzenia. Można zatem uznać, że pewien umowny i symboliczny „okres ważności” odpisu to właśnie trzy miesiące od daty wydania.
Należy jednak pamiętać, że odpis z księgi wieczystej nie ma faktycznego „terminu ważności”. Im jest starszy, tym bardziej prawdopodobne, że nie będzie już aktualny. Odpis z księgi wieczystej jest aktualny i ważny dotąd, dopóki wpisy w księdze wieczystej nie uległy zmianie. Niezależnie od posiadania dokumentów wydanych z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych, należy na bieżąco sprawdzać stan nieruchomości w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, dostępnym powszechnie i bez opłat.
Trzeba dodatkowo mieć na uwadze, że dokument wydrukowany samodzielnie z systemu Elektronicznych Ksiąg Wieczystych Ministerstwa Sprawiedliwości oraz z jakiejkolwiek innej strony internetowej, nie jest odpisem księgi wieczystej i nie jest to dokument urzędowy. Nie może on zostać oficjalnie wykorzystany w czynności prawnej związanej z nieruchomością.