Tradycyjna korespondencja za pomocą listu wydaje się w obecnych czasach reliktem przeszłości. Życie jednak pokazuje, że w wyjątkowych sytuacjach, kontakt listowny pozostaje jedyną, słuszną drogą. W takich sytuacjach możemy mieć problem z prawidłowym zaadresowaniem koperty. Zastanawiamy się, gdzie umieścić dane nadawcy i dane odbiorcy, a także w którym miejscu przykleić znaczek pocztowy. W dzisiejszym artykule dokładnie wyjaśnimy, jak zaadresować kopertę i dlaczego adresowanie koperty musi być zgodne z przyjętymi normami.
Jak się pisze list?
Oficjalny list skierowany np. do instytucji publicznej, powinien składać się z 3 części: wstępu, rozwinięcia i zakończenia.
- We wstępie skrótowo opisujemy cel, w którym się kontaktujemy. W tym miejscu zamieszczamy również podziękowania za odpowiedź na nasz poprzedni list – jeżeli zachowujemy ciągłość korespondencji.
- Rozwinięcie to sekcja, która zajmuje najwięcej miejsca. To w nim szczegółowo opisujemy problem i przedstawiamy niezbędne informacji dotyczące konkretnej sprawy. Jeżeli odpisujemy na wcześniejszą wiadomość, dobrze jest odnieść się do informacji zawartej w pierwotnej korespondencji.
- Zakończenie najczęściej zajmuje najmniej miejsca w całym liście. Zazwyczaj składa się z krótkiego podsumowania i prośby o odpowiedź, kontakt zwrotny czy szybkie rozpatrzenie prośby.
Oczywiście na kartce z wiadomością powinno również znaleźć się pole z danymi nadawcy i odbiorcy. W lewym górnym rogu należy podać miejscowość oraz datę sporządzenia dokumentu. Dane nadawcy również powinny znajdować się po lewej stronie, a dane odbiorcy na środku lub po prawej stronie, pod polem nadawcy. Warto pamiętać o zwrotach grzecznościowych, zarówno na samym początku, jak i na końcu listu, np. Szanowni Państwo, Szanowny Panie, Szanowna Pani, itp.
Jeżeli piszemy list do kogoś nam bliskiego (znajomego, przyjaciela, członka rodziny), nie musimy trzymać się tak ściśle przyjętych zasad formalnych i w zasadzie układ oraz stylistyka listu zależy wtedy wyłącznie od naszej fantazji. Niemniej jednak bez względu na charakter pisma, zawsze musimy trzymać się zasad interpunkcji i ortografii (żeby nie najeść się wstydu).
Jak zaadresować kopertę?
Całą powierzchnię koperty najlepiej podzielić sobie na 5 sekcji:
- Dane nadawcy – lewy, górny róg
- Miejsce na znaczek pocztowy – prawy, górny róg
- Pole informacyjne (dodatkowe) – lewy, dolny róg
- Dane adresata (odbiorcy) – prawy, dolny róg
- Sekcja kodowa – dół koperty
Omówmy zatem kolejne wszystko sekcje na kopercie.
Sekcja 1 – pole nadawcy
W polu nadawcy, czyli w lewym górnym rogu koperty, należy umieścić podstawowe dane osoby, która adresuje list. Wystarczy imię, nazwisko i adres kontaktowy (ulica, miejscowość i kod pocztowy). Jeżeli wysyłamy list w imieniu firmy, możemy w tym polu przybić firmową pieczątkę, na której znajdują się wszystkie niezbędne informacje.
Ważne jest, aby nie zapominać o wypełnieniu tej sekcji. Pole nadawcy służy nie tylko do identyfikacji osoby wysyłającej list, ale również do ewentualnego zwrotu listu w przypadku problemów z jego doręczeniem pod wskazany adres.
Sekcja 2 – miejsce na znaczek pocztowy
Stempel albo znaczek pocztowy służą za potwierdzenie uiszczenia opłaty za dostarczenie listu. A zatem list bez znaczka pocztowego zostanie zwrócony do nadawcy. Znaczek pocztowy przyklejamy w prawym, górnym rogu koperty. Pamiętajmy, żeby nie umieszczać w tym polu żadnych innych elementów.
Może jedynie pojawiać się pytanie, w jaki sposób przykleić owy znaczek pocztowy? Od razu uspokajamy, że nie jest to zadanie skomplikowane. Jeżeli dostarczamy list bez znaczka bezpośrednio do okienka pocztowego, wtedy osoba go przyjmująca, zrobi to za nas. Jeśli jednak znaczek zakupiliśmy wcześniej, wystarczy zwilżyć jego pustą stronę (w sytuacji kryzysowej można go delikatnie poślinić), a następnie przyłożyć do koperty i docisnąć. Na koniec sprawdźmy, czy znaczek na pewno został dobrze przytwierdzony i nie odpadnie np. podczas wrzucenia listu do skrzynki pocztowej.
Sekcja 3 – pole informacyjne
Akurat ta sekcja nie powinna nas interesować. Służy ona do różnego typu adnotacji pocztowych, takich jak np. rodzaj listu (polecony, priorytetowy, itp.). A zatem pamiętajmy, aby lewy, dolny róg koperty zawsze pozostawał pusty.
Sekcja 4 – dane adresata (odbiorcy)
Znajduje się w dolnym, prawym rogu koperty. To tam wpisujemy adres doręczenia przesyłki. Podobnie jak w przypadku pola nadawcy, wystarczy zamieścić imię i nazwisko odbiorcy (lub nazwę firmy) oraz pełne dane adresowe (nazwę ulicy, miejscowość, kod pocztowy).
Warto pamiętać o tej zasadzie, a w razie wątpliwości, gdzie umieścić dane nadawcy i adresata, może sugerować się tym, że najpierw wpisujemy swoje dane w razie gdyby list nie dotarł i musiał zostać zwrócony (a zatem będą one na samej górze), a dopiero później dane adresata (czyli już w dolnej części listu).
Sekcja 5 – sekcja kodowa
Podobnie jak pole informacyjne, sekcja kodowa to powierzchnia zarezerwowana dla pracowników poczty. Obejmuje ona praktycznie cały dolny margines listu (ok. 1,5 cm), a więc nie powinniśmy na samym spodzie koperty umieszczać żadnych znaków czy naklejek. Co znajduje się w sekcji kodowej koperty? Tutaj nakleja się specjalne kody kreskowe, które kodują daną przesyłkę w systemie.
Adresowanie koperty A4/C4
Jak właściwie zaadresować kopertę w rozmiarze A4/C4? Zasada pozostaje taka sama, jak w przypadku pozostałych kopert. A więc w lewym górnym roku wpisujemy dane nadawcy, po prawej stronie na górze przyklejamy znaczek pocztowy, a w dolnym rogu po prawej stronie wpisujemy dane adresata (odbiorcy).
Jak wysłać list polecony/priorytetowy?
Wizualnie list polecony czy też priorytetowy (lub jednocześnie polecony i priorytetowy) praktycznie niczym nie różni się od tradycyjnego listu. Pola nadawcy, odbiorcy i miejsce na znaczek pocztowy przygotowujemy dokładnie tak samo. Jedyne, co wyróżnia list polecony lub priorytetowy na dalszym etapie, to obecność paska kodowego na kopercie w sekcji 5.
Trzeba liczyć się z tym, że wysyłka przesyłki poleconej/priorytetowej kosztuje nieco więcej, niż zwykłego listu.
Ile kosztuje znaczek pocztowy?
Obecnie za zwykły znaczek pocztowy musimy zapłacić 3,60 zł. Jeżeli nie wiesz, ile kosztuje wysłanie listu, to wszystkie niezbędne informacje znajdziesz w aktualnym cenniku usług Poczty Polskiej.
Ceny obowiązujące od 1 stycznia 2022 roku:
- List ekonomiczny (zwykły):
- Format S (do 500 g) – 3,60 zł
- Format M (do 1000 g) – 4,30 zł
- Format L (do 2000 g) – 7,20
- List priorytetowy:
- Format S (do 500 g) – 4,50 zł
- Format M (do 1000 g) – 5,10 zł
- Format L (do 2000 g) – 8 zł
- List polecony ekonomiczny:
- Format S (do 500 g) – 6,50 zł
- Format M (do 1000 g) – 7 zł
- Format L (do 2000 g) – 15,60 zł
- List polecony priorytetowy:
- Format S (do 500 g) – 8,50 zł
- Format M (do 1000 g) – 9 zł
- Format L (do 2000 g) – 18,30 zł