Ewidencja urlopów stanowi dla pracodawcy spore wyzwanie. Trzeba rozplanować je tak, by każda osoba z zespołu była zadowolona, a przy tym firma dalej pracowała we właściwym rytmie. Wiąże się to z przeglądaniem stosu wniosków urlopowych, sprawdzeniem, czy planowane daty urlopów różnych pracowników się nadmiernie nie zazębiają, archiwizowaniem i niszczeniem starych wniosków we właściwym momencie – oraz wieloma innymi zadaniami. Jednak wszystkie te procesy można uprościć, przyspieszyć, a nawet zautomatyzować. Wystarczy dobra aplikacja urlopowa. Co to jest i jaką wybrać? Wyjaśniamy!
Co to jest aplikacja urlopowa?
Aplikacja urlopowa to narzędzie, które ułatwia zarządzanie wnioskami urlopowymi: ich wystawianie czy akceptowanie. Służy zatem do prowadzenia elektronicznej ewidencji urlopów różnego typu, np. wypoczynkowych, okolicznościowych, rodzicielskich czy na żądanie. Zamiast wypełniać papierowe wnioski, pracownicy uzupełniają właściwy formularz w systemie i przesyłają go do przełożonego, który może je akceptować bez konieczności drukowania i ręcznego podpisywania.
Aplikacja do urlopów sprawdza się w każdej firmie, w której wymiana dokumentów i informacji jest czasochłonna (np. ze względu na rozbudowaną strukturę organizacyjną), a także w przypadku pracy zdalnej. Sprawdźmy, jakie korzyści daje pracodawcy używanie systemu urlopowego.
Aplikacja do urlopów – zalety
Dobra aplikacja do urlopów znacznie usprawnia komunikację między HR-em a zatrudnionymi. Dzięki niej pracownicy nie muszą odwiedzać kadr, by otrzymać wniosek urlopowy do wypełnienia. Z kolei kadrowiec nie musi drukować dziesiątek kopii tego dokumentu, dzięki czemu firma oszczędza papier i tusz, co jest zarówno ekonomiczne, jak i ekologiczne.
Co więcej, aplikacja urlopowa sprawia, że obieg dokumentów w firmie staje się dużo płynniejszy i szybszy. W przypadku prowadzenia klasycznej, papierowej ewidencji urlopów, każdy wniosek musi zostać fizycznie dostarczony osobom odpowiedzialnym za jego akceptację. A im większa organizacja, tym tych osób może być więcej – bezpośredni przełożony, kierownik działu, menedżer oddziałowy, dyrektor. Kłopot staje się jeszcze większy, gdy część z akceptujących stacjonuje w innym mieście. Z kolei aplikacja urlopowa obsługuje e-urlopy, czyli wnioski elektroniczne, które są dostarczane błyskawicznie.
Program urlopowy to też przejrzysty plan nieobecności. Najlepsze systemy automatycznie nanoszą zaakceptowane urlopy na grafik, w związku z czym wystarczy rzut okiem, by zorientować się w ich obecnym rozłożeniu. Na dodatek aplikacja urlopowa liczy pracownikowi pozostałe przysługujące dni, co rozwiązuje problem pytania przełożonego czy kadrowca o to, ile zostało danej osobie urlopu – pracownicy często się gubią w swoich obliczeniach.
Co powinien mieć dobry system urlopowy? Funkcje
Poszczególne aplikacje do urlopów mogą różnić się liczbą oraz rodzajem dostępnych funkcji, co wpływa na poziom ich użyteczności. Chcąc prowadzić naprawdę dobrze zorganizowaną elektroniczną ewidencję urlopów, warto zwrócić uwagę na takie funkcje i udogodnienia, jak:
- obliczanie wymiaru urlopu,
- obliczanie pozostałych dni urlopowych,
- blokada możliwości wystawienia wniosku urlopowego po wykorzystaniu przysługujących dni,
- obsługa własnych dni wolnych,
- obsługa różnych typów wniosków,
- możliwość tworzenia własnych ścieżek akceptacji wniosków,
- możliwość złożenia wniosku za pracownika,
- powiadomienia mejlowe o zmianie statusu wniosku,
- kalendarz urlopów,
- raporty z obsługi wniosków,
- różne wersje językowe.
E-urlopy z aplikacją do urlopów tomHRM
Szeroki zakres dostępnych funkcji oferuje system tomHRM, którego aplikacja urlopowa pomaga znacznie przyspieszyć i uprościć procesy związane z ewidencją urlopów oraz wspiera pracę zdalną. Z tomHRM pracownik może efektywnie rozplanować swój urlop na cały rok, a także wprowadzać do kalendarza zaplanowane delegacje i inne nieobecności. Wszystkie te informacje można zintegrować z kalendarzem swojej poczty mejlowej – Google lub Outlook. Pracodawca z kolei zyskuje jasny wgląd w nieobecności pracowników, mogąc filtrować je według działów, zespołów, lokalizacji czy dat lub przedziałów czasowych.
Aplikacja do urlopów tomHRM to również obsługa dowolnych typów wniosków dla UoP i UZ oraz tworzenie własnych ścieżek akceptacji. Każdy rodzaj wniosku może mieć własną ścieżkę, co pozwala na idealne dostosowanie ewidencji do potrzeb i struktury danej firmy. Co więcej, wszelkie zmiany w procesie akceptacji e-wniosku generują powiadomienia mejlowe. Dzięki temu przełożony błyskawicznie dowiaduje się o złożeniu przez pracownika dokumentu, a pozostałe osoby (np. menedżer) – o przekazaniu go do nich.
O tym, jakie możliwości daje system urlopowy, możesz przekonać się samodzielnie. Aplikacja do urlopów tomHRM jest dostępna w miesięcznym okresie próbnym – wystarczy założyć bezpłatne konto testowe na stronie internetowej tomhrm.com. Wypróbuj ją bez zobowiązań!