Każda firma powinna chcieć stale się rozwijać, aby odnieść sukces lub utrzymać się na rynku. Konkurencja w niemal każdej branży jest duża, a każde działania zorientowane na obsługę klienta mają wpływ na postrzeganie przedsiębiorstwa. W związku z tym istotne staje się skuteczne zarządzanie dokumentacją.
Skutecznym narzędziem, które sprawdza się w firmach, jest Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD). Wspiera on przepływ dokumentów, poprawia ogólną wydajność firmy i ułatwia zarządzania zadaniami. Wdrożenie systemu jest proste i umożliwia dostosowanie go do potrzeb i uprawnień każdego pracownika. Dzięki temu firma poradzi sobie z rosnącymi oczekiwaniami klientów i poprawi efektywność zarządzania obowiązkami.
Przechowywanie dokumentów firmowych
W każdej firmie pojawiają się faktury, umowy lub inny rodzaj dokumentacji. Odpowiednie przechowywanie dokumentów to nie tylko kwestia porządku, ale również istotny obowiązek prawny, szczególnie w zakresie danych finansowych.
Część firm decyduje się na zewnętrzne archiwum, bo nie ma miejsca na gromadzenie kilogramów papierów w firmie. Najczęściej jednak przedsiębiorcy przechowują dokumentacje w siedzibie, co ułatwia do niej dostęp. W takiej sytuacji należy zadbać o odpowiednie warunki przechowywania, które zapewnią porządek danych i ich bezpieczeństwo.
Wybierając miejsce do składowania dokumentów, ważne jest, aby pomieszczenie było dobrze chronione przed pożarem i innymi incydentami. Jednocześnie powinien to być obszar dostępny tylko dla określonej grupy pracowników.
Jest jeszcze jeden wariant, czyli tytułowy elektroniczny obieg dokumentów. W tym wypadku firmy mogą skorzystać z zewnętrznych magazynów lub zabezpieczyć dane w firmie. Jednak cyfryzacja wyklucza konieczność odwiedzin pomieszczenia z informacjami przez pracowników. Zamiast tego pojawia się narzędzie w postaci aplikacji, która zapewnia dostęp do dokumentów za pośrednictwem komputera czy smartfona. Jakie korzyści zapewnia tego rodzaju rozwiązanie?
Elektroniczny Obieg Dokumentów to realne korzyści dla firmy
Jedną z największych korzyści, jakie zapewnia elektroniczny obieg dokumentacji to oszczędności. Pracownicy nie muszą przechowywać danych w biurkach lub przerzucać segregatorów w archiwum. Zamiast tego mają uprawnienia do systemu EOD, co ułatwia poszukiwanie informacji i pozwala zaoszczędzić czas.
Ponadto, dzięki optymalizacji procesów możesz lepiej zarządzać budżetem, ponieważ minimalizujesz zużycie papieru i czasu w firmie.
Korzyści z wdrożenia EOD w firmie:
- ograniczenie pracy administracyjnej;
- łatwy dostęp i śledzenie dokumentacji;
- minimalizacja ryzyka błędów;
- optymalizacja kosztów;
- mobilność i praca zdalna.
Stosowanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów to nie tylko inwestycja w efektywność działania firmy, ale również sposób na uniknięcie kosztownych błędów i opóźnień, zapewniając mobilność oraz elastyczność w pracy. Usprawnienie obiegu dokumentów to także wygoda dla Twoich klientów i kontrahentów. Warto więc przemyśleć i przeliczyć ewentualne korzyści z wdrożenia EOD w kontekście swojej firmy.