Ministerstwo Sprawiedliwości szykuje kolejny etap cyfryzacji ksiąg wieczystych. Dzięki nowym przepisom właściciele nieruchomości oraz firmy będą mogli składać wnioski o wpis przez internet, bez konieczności wizyty w sądzie. Zmiany mają wejść w życie na przełomie 2027 i 2028 roku, a obecnie projekt przechodzi przez etap konsultacji.
- Wniosek o wpis do księgi wieczystej będzie można złożyć elektronicznie po założeniu konta w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowania sądowe.
- Jeśli dokument będący podstawą wpisu nie ma wersji cyfrowej, jego papierowy oryginał trzeba będzie dostarczyć do sądu w ciągu trzech dni od złożenia wniosku online.
- Z nowego rozwiązania skorzystają zarówno osoby fizyczne, jak i firmy oraz inne podmioty posiadające zdolność prawną.
- Każdy wniosek elektroniczny będzie musiał zostać opatrzony podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.
- Projekt stanowi kontynuację reformy informatyzacji postępowania wieczystoksięgowego, rozpoczętej jeszcze w 2016 roku.
Co zmieni się dla właścicieli nieruchomości?
Dotychczas możliwość elektronicznego składania wniosków wieczystoksięgowych była mocno ograniczona i w praktyce dotyczyła głównie wybranych grup zawodowych, na przykład notariuszy czy komorników. Nowelizacja ma to zmienić w sposób odczuwalny dla zwykłego obywatela. W praktyce oznacza to, że osoba fizyczna, która chce na przykład wpisać się jako nowy właściciel mieszkania po zakupie, nie będzie musiała już iść do sądu z papierowym wnioskiem.
Wystarczy założyć konto w odpowiednim systemie teleinformatycznym, a następnie złożyć wniosek online. Co istotne, dokument taki będzie musiał zostać podpisany elektronicznie, jedną z trzech dopuszczalnych metod. Resort wymienia tutaj kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, znany chociażby z profilu zaufanego, oraz podpis osobisty, czyli ten powiązany z e-dowodem.
Papierowe dokumenty nadal będą potrzebne
Warto jednak zaznaczyć, że pełna cyfryzacja procesu nie oznacza całkowitego pożegnania z papierem. Wiele dokumentów stanowiących podstawę wpisu, takich jak akty notarialne czy inne dokumenty urzędowe, wciąż funkcjonuje wyłącznie w formie papierowej. W takich sytuacjach ustawodawca przewidział konkretny mechanizm.
Jeżeli dokument nie posiada wersji elektronicznej, wnioskodawca będzie zobowiązany dostarczyć jego papierowy oryginał do sądu właściwego dla prowadzenia danej księgi wieczystej. Na to zadanie przewidziano termin trzech dni od momentu złożenia wniosku w systemie. W praktyce oznacza to, że proces będzie miał charakter hybrydowy, część formalności załatwimy z domu, ale niektóre dokumenty nadal trzeba będzie zanieść osobiście lub przesłać pocztą.
Do wniosku składanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, także w postaci elektronicznej, dołącza się dokumenty stanowiące podstawę wpisu. Dokumenty niesporządzone w postaci elektronicznej wnosi się do sądu właściwego do prowadzenia księgi wieczystej w terminie trzech dni od dnia złożenia wniosku o wpis.
Kto skorzysta z nowej usługi?
Projekt zakłada znaczne rozszerzenie grona osób i podmiotów uprawnionych do korzystania z elektronicznej ścieżki składania wniosków. Poniżej lista kategorii, które zgodnie z propozycją resortu będą mogły złożyć wniosek wieczystoksięgowy oraz pisma procesowe przez system teleinformatyczny.
- Osoby fizyczne, czyli zwykli obywatele załatwiający sprawy dotyczące własnych nieruchomości.
- Osoby prawne, w tym spółki oraz inne podmioty gospodarcze posiadające odrębną osobowość prawną.
- Jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym przepisy przyznają zdolność prawną, na przykład niektóre spółki osobowe.
Dotychczas z takiej formy komunikacji z sądem korzystały głównie podmioty zawodowo związane z obrotem nieruchomościami. Rozszerzenie katalogu uprawnionych ma w praktyce ułatwić życie milionom Polaków, którzy raz na jakiś czas muszą załatwić formalności związane z księgą wieczystą, przy zakupie mieszkania, spadku czy zmianie stanu prawnego nieruchomości.
Kiedy wejdą w życie nowe przepisy?
Zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez ministerstwo, większość proponowanych rozwiązań ma zacząć obowiązywać na przełomie 2027 i 2028 roku. To dość odległy termin, co wynika z konieczności przygotowania odpowiedniej infrastruktury teleinformatycznej oraz przeprowadzenia pełnego procesu legislacyjnego.
Obecnie projekt ustawy znajduje się na etapie konsultacji publicznych, co oznacza, że ostateczny kształt przepisów może jeszcze ulec pewnym modyfikacjom. Warto śledzić dalsze losy tej regulacji, zwłaszcza jeśli w najbliższych latach planujemy transakcje związane z nieruchomościami, w zależności od tempa prac legislacyjnych terminy mogą się jeszcze zmienić.
Cały proces wpisuje się w szerszą strategię informatyzacji sądownictwa, rozpoczętą już w 2016 roku. Od tego czasu systematycznie poszerzano możliwości elektronicznego prowadzenia postępowania wieczystoksięgowego, a obecna nowelizacja ma być kolejnym, znaczącym krokiem w stronę pełnej cyfryzacji tego obszaru prawa.