Systemy ERP służą do kompleksowego zarządzania procesami w firmach. Nie w każdym jednak przypadku są absolutnie konieczne – wiele firm doskonale radzi sobie bez nich lub zaczyna je wprowadzać po wielu latach. Kiedy zatem warto je wprowadzić?
Wiele procesów
Firma, w której występuje wiele procesów, powinna przemyśleć wprowadzenie systemu ERP, ponieważ ułatwi on zarządzanie całością. Można wybrać taki system ERP, który będzie obejmował wszystkie działania podejmowane przez firmę lub część, której działanie chce się usprawnić.
Niestety określenie „wiele procesów” jest bardzo niekonkretne, ponieważ trudno tak naprawdę wskazać w ilu obszarach przedsiębiorstwo musi działać, by system ERP był opłacalny – to już pytanie, na które musi sobie właściciel odpowiedzieć samodzielnie.
Wielu pracowników
Im więcej pracowników firma zatrudnia, tym więcej informacji, często tych samych, po niej krąży. Oznacza to zagrożenie wyciekiem, jeśli są przekazywane np. przez e-maile, a także długi czas oczekiwania i niepotrzebne działania podejmowane przez pracowników tylko po to, by przygotować i przekazać potrzebne dane dla innej osoby.
System ERP, do którego mają dostęp pracownicy w określonych modułach, potrzebnych do wykonywania ich obowiązków, likwiduje te problemy. Dane są przechowywane w systemie ERP i nie ma potrzeby przekazywania ich poza nim, co zwiększa bezpieczeństwo. Ławo też znaleźć odpowiednie informacje i je zmodyfikować od razu gdy to możliwe. To skraca czas wykonywania zadań i zmniejsza liczbę osób zaangażowanych w jeden proces.
Spojrzenie w przyszłość
To że na początku prowadzenia działalności nie potrzebujemy systemów ERP, nie jest niczym dziwnym – pracowników jest niewielu, procesów zwykle także. To jednak nie oznacza, że w przyszłości nie będą potrzebne, więc w trakcie rozwijania firmy warto powracać do pytania o to, czy przypadkiem nie czas już w nie zainwestować.
Z kolei w przypadku posiadania już systemu ERP lub wprowadzana go warto się zastanowić nad możliwą przyszłością przedsiębiorstwa – co będzie robić, czy dojdą nowe procesy? To pomaga w wyborze konkretnego systemu ERP – można się zdecydować na taki, który da się w przyszłości rozbudować o interesujące nas elementy.