Firma zaczynała od kilku faktur miesięcznie, właściciel sam prowadził KPiR, a stan rozliczeń można było sprawdzić w kilkanaście minut. Po kilku latach działalności pojawiają się pracownicy, leasingi, maszyny, większe zapasy, kredyt inwestycyjny i dziesiątki kontrahentów. Wraz ze wzrostem biznesu zmienia się także księgowość. W określonych przypadkach przedsiębiorca musi zrezygnować z podatkowej księgi przychodów i rozchodów i rozpocząć prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W 2026 roku kluczowy dla części przedsiębiorców próg wynosi 10 646 500 zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy. Przekroczenie limitu oznacza obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Sama wysokość przychodów nie jest jednak jedynym kryterium. Znaczenie ma również forma prawna firmy.
Czym się różni KPiR od pełnej księgowości?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) służy przede wszystkim do ustalenia dochodu będącego podstawą rozliczenia podatku. Ewidencjonuje się w niej między innymi przychody ze sprzedaży, zakup towarów i materiałów, wynagrodzenia oraz pozostałe wydatki związane z działalnością.
Dla właściciela niewielkiej firmy taki zakres często jest wystarczający. Z KPiR można ustalić, ile firma osiągnęła przychodów, jakie poniosła koszty i jaki dochód podlega opodatkowaniu.
Księgi rachunkowe obejmują znacznie szerszy obraz przedsiębiorstwa. Ewidencja prowadzona jest zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, na kontach określonych w zakładowym planie kont. Obejmuje między innymi środki pieniężne, należności, zobowiązania, zapasy, środki trwałe, kapitały, przychody i koszty.
Firma prowadząca pełną księgowość może więc ustalić nie tylko wynik podatkowy. Księgi pokazują również strukturę majątku, źródła jego finansowania, stan rozrachunków z kontrahentami czy wysokość zobowiązań.
Kto musi prowadzić pełną księgowość w 2026 roku?
Obowiązek zależy przede wszystkim od formy prawnej przedsiębiorstwa.
Spółki kapitałowe, w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne, prowadzą księgi rachunkowe niezależnie od skali przychodów. Pełną księgowość prowadzą również między innymi spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne.
Limit przychodów ma znaczenie przede wszystkim dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz określonych spółek osobowych, w tym spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich.
Od 2025 roku ustawowy limit wynosi równowartość 2,5 mln euro. Dla ustalenia obowiązku prowadzenia ksiąg w 2026 roku przyjęto średni kurs euro NBP z 1 października 2025 roku wynoszący 4,2586 zł. Daje to próg:
2 500 000 euro × 4,2586 zł = 10 646 500 zł.
Jeżeli przedsiębiorca objęty tym limitem osiągnął w 2025 roku przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów na poziomie co najmniej 10 646 500 zł, od początku 2026 roku prowadzi księgi rachunkowe.
Co jeśli firma przekroczy limit w trakcie 2026 roku?
Przekroczenie progu w czerwcu, sierpniu czy listopadzie nie powoduje zmiany sposobu prowadzenia księgowości od następnego dnia. Dla przedsiębiorcy, którego rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, wyniki osiągnięte w całym 2026 roku będą podstawą do ustalenia obowiązków na 2027 rok.
Firma może więc do końca 2026 roku prowadzić KPiR, nawet jeżeli już w trakcie roku widzi, że jej przychody przekroczyły poziom odpowiadający 2,5 mln euro.
Dokładny limit wyrażony w złotych dla 2027 roku będzie można ustalić dopiero po poznaniu właściwego kursu euro z początku października 2026 roku. Właściciel rozwijającego się przedsiębiorstwa powinien jednak obserwować przychody znacznie wcześniej, ponieważ przygotowanie pełnej księgowości wymaga więcej pracy niż samo uruchomienie nowego modułu w programie.
Jak rozpocząć przechodzenie na pełną księgowość?
Pierwszy dzień prowadzenia ksiąg rachunkowych wymaga określenia stanu majątku oraz zobowiązań firmy. W praktyce trzeba zebrać dane, które w KPiR były prowadzone w innych ewidencjach albo nie były potrzebne w tak szczegółowej formie.
Do przygotowania mogą być potrzebne między innymi informacje o:
-
środkach pieniężnych na rachunkach bankowych i w kasie,
-
niezapłaconych należnościach od klientów,
-
zobowiązaniach wobec dostawców,
-
kredytach i pożyczkach,
-
środkach trwałych i dotychczasowym umorzeniu,
-
zapasach towarów, materiałów i produktów,
-
rozliczeniach z ZUS i urzędem skarbowym,
-
innych aktywach i zobowiązaniach przedsiębiorstwa.
Na tej podstawie przygotowuje się bilans otwarcia. Jednocześnie firma potrzebuje planu kont dopasowanego do charakteru swojej działalności.
W przedsiębiorstwie produkcyjnym inne znaczenie będą miały konta dotyczące materiałów, produkcji w toku i wyrobów gotowych, a inne w firmie usługowej, której główne koszty stanowią wynagrodzenia i usługi obce. Dlatego moment przejścia na pełną księgowość warto wykorzystać również do zaprojektowania sposobu, w jaki firma chce później analizować własne dane.
Jaki program do pełnej księgowości wybrać przy przejściu z KPiR?
Podstawą jest obsługa ksiąg rachunkowych, planu kont, dziennika księgowań, rozrachunków oraz zestawienia obrotów i sald. Przydatna jest również możliwość przygotowania bilansu i rachunku zysków i strat, prowadzenia rejestrów VAT, środków trwałych, amortyzacji, raportów kasowych oraz wyciągów bankowych.
W rozwijającej się firmie znaczenie ma możliwość przenoszenia danych pomiędzy poszczególnymi obszarami działalności. Przy większej liczbie dokumentów najlepiej przechowywać je w jednym programie, ponieważ ogranicza to ręczne przepisywanie tych samych informacji do różnych systemów.
Systim, partner dzisiejszego artykułu, oferuje program do pełnej księgowości obejmujący między innymi plan kont, bilans, rachunek zysków i strat, rozrachunki, środki trwałe i amortyzację, wyciągi bankowe oraz raporty kasowe. System pozwala również tworzyć własne schematy księgowań i automatyzować księgowanie części dokumentów.
Dla firmy przechodzącej z KPiR istotna jest również możliwość zbudowania nowego roku obrotowego i wprowadzenia bilansu otwarcia. Dzięki temu system księgowy może zostać przygotowany jeszcze przed pierwszym dniem obowiązkowego prowadzenia ksiąg.
Sporządzanie sprawozdań z ksiąg rachunkowych
Jednostka prowadząca księgi rachunkowe sporządza na ich podstawie roczne sprawozdanie finansowe. Jego podstawowymi elementami są bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. W zależności od rodzaju i wielkości jednostki zakres sprawozdawczości może być szerszy.
Bilans pokazuje sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa na określony dzień. Po jednej stronie znajdują się aktywa, czyli między innymi środki trwałe, zapasy, należności oraz środki pieniężne. Po drugiej prezentowane są źródła finansowania tego majątku, czyli kapitały i zobowiązania.
Rachunek zysków i strat pokazuje natomiast przychody, koszty oraz wynik finansowy za dany okres.
Dla przedsiębiorcy przechodzącego z KPiR jest to jedna z największych zmian. Księgowość zaczyna pełnić również funkcję informacyjną i sprawozdawczą, a poprawność księgowań wpływa na obraz sytuacji finansowej przedstawiony w sprawozdaniu.
Zmiany w prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2026 roku
Przejście na księgi rachunkowe trzeba dziś rozpatrywać także w kontekście cyfryzacji rozliczeń.
Od 2026 roku podatnicy PIT zobowiązani do comiesięcznego przesyłania JPK_V7M, którzy prowadzą księgi rachunkowe, muszą prowadzić je przy użyciu programu komputerowego. Dane za 2026 rok będą następnie przekazywane administracji skarbowej w strukturach JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR.
Od roku rozpoczynającego się po 31 grudnia 2026 roku obowiązek obejmie kolejne grupy podatników, w tym rozliczających VAT kwartalnie.
JPK_KR_PD zawiera dane pochodzące z ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że konfiguracja księgowości, oznaczenia kont i kompletność zapisów mają znaczenie również z punktu widzenia późniejszego raportowania.
Firma planująca wejście na pełną księgowość powinna więc od razu wybrać program przygotowany do obsługi aktualnych struktur i wymogów elektronicznej rachunkowości.
Kiedy warto przygotować firmę do zmiany?
Najgorszym momentem na rozpoczęcie przygotowań jest pierwszych kilka dni stycznia, gdy księgi powinny już funkcjonować.
Jeżeli przedsiębiorca w połowie roku widzi, że przychody szybko zbliżają się do ustawowego limitu, może wcześniej rozpocząć inwentaryzację danych potrzebnych do otwarcia ksiąg. Warto wtedy sprawdzić przede wszystkim listę środków trwałych, rozrachunki z kontrahentami, zobowiązania finansowe, zapasy i sposób prowadzenia dokumentacji magazynowej.
Dobrym terminem na właściwe przygotowania jest więc ostatni kwartał roku poprzedzającego zmianę. Do tego czasu firma zna już skalę przychodów z większości roku, a po publikacji kursu euro wykorzystywanego do obliczenia limitu można dokładnie ustalić, czy od stycznia powstanie obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Pozostaje wtedy czas na przygotowanie polityki rachunkowości, planu kont, przeprowadzenie potrzebnej inwentaryzacji, wybór programu i zebranie danych do bilansu otwarcia. Pierwszego dnia nowego roku firma rozpoczyna już ewidencjonowanie operacji w nowym systemie księgowym.
Artykuł sponsorowany