EDI, czyli elektroniczna wymiana danych to rozwiązanie, które jest obecne w świecie biznesu od ponad 40 lat. Istnieje szansa, że Ty również korzystasz z narzędzi z tego obszaru na co dzień. W jaki sposób? Co to daje? Dowiedz się więcej na temat EDI w praktyce.
Czym jest EDI i gdzie jest stosowane?
Skrót EDI pochodzi z języka angielskiego, od pierwszych liter wyrażenia „Electronic Data Interchange”. Na polski można je przetłumaczyć jako „elektroniczna wymiana danych”.
Pod pojęciem EDI kryje się zatem system przesyłania informacji i dokumentów w formacie cyfrowym pomiędzy partnerami biznesowymi. To m.in. integralny element e-commerce, e-biznesu czy komunikacji B2G. Zintegrowana wymiana danych pozwala na maksymalną automatyzację procesów.
Jakie informacje można przekazywać przy pomocy elektronicznej wymiany danych?
Lista zadań, które można wykonać przy pomocy EDI, obejmuje m.in.:
- dostarczanie elektronicznych dokumentów, m.in. w obszarach logistyki i przemysłu – mogą one dotyczyć np. dostaw czy planowania produkcji;
- wymianę danych o zamówieniach między sprzedawcami detalicznymi a dostawcami;
- generowanie oraz wysyłkę faktur elektronicznych;
- zarządzanie tzw. Master Data, czyli danymi podstawowymi, np. kartotekami klientów, produktów, pracowników czy materiałów;
- udostępnianie danych o produktach.
Jak zacząć z EDI?
Aby korzystać z elektronicznej wymiany danych, konieczne jest uzgodnienie określonych standardów technologicznych. Ich ujednolicenie jest konieczne, aby wysyłanie i odbieranie informacji odbywało się płynnie, szybko i bez pomyłek. W tym procesie – z wyłączeniem obszaru B2G – wymagany jest m.in. indywidualny numer lokalizacyjny GLN.
A jak podejść do tego procesu od strony praktycznej? Firma, która chce wdrożyć EDI, powinna:
- przeanalizować swoje procesy biznesowe;
- sprecyzować grupę podmiotów, z którymi ma być stosowana komunikacja w ramach EDI;
- doprecyzować szczegóły wdrożenia, tj. określić, które procesy czy dokumenty chce objąć elektroniczną wymianą danych;
- wyznaczyć osoby odpowiedzialne za zarządzanie projektem wdrożenia – jego przeprowadzeniem, a później utrzymaniem;
- przyjrzeć się obecnie stosowanemu oprogramowaniu ERP i jego możliwościom w zakresie wymiany danych, np. dostępowi do funkcji eksportu i importu plików;
- zapoznać się z dostępnymi rozwiązaniami EDI i dobrać te dopasowane do specyfiki oraz skali działania firmy – np. w ofercie EDITEL dostępne są warianty odpowiednie dla MŚP, jak i dla większych przedsiębiorstw;
- zsynchronizować dane szczegółowe odnośnie wymienianych towarów z partnerami biznesowymi – konieczne kroki to synchronizacja kodów lokalizacji przedsiębiorstwa i kontrahentów oraz uzgodnienie kartoteki towarowej towarów, w tym numerów GTIN z kontrahentami;
- przeprowadzić testy systemu EDI – tak, aby upewnić się, że wszystkie procesy przebiegają poprawnie.
Po zakończeniu testów i ewentualnym skorygowaniu błędów można zakończyć wdrożenie i przejść do wymiany danych w ramach EDI.
Co daje EDI?
Wdrożenie EDI przynosi przedsiębiorcom szereg korzyści. Najważniejsze to:
- optymalizacja kosztów, która wynika m.in. z ograniczenia drukowania i wysyłki papierowych dokumentów czy zmniejszenia nakładu pracy przy generowaniu danych;
- większa wydajność – jest efektem natychmiastowej wysyłki informacji i automatycznej kontroli ewentualnych błędów, a także z możliwości bieżącego monitorowania wszystkich transakcji;
- usprawnienie procesów w firmie – stanowi rezultat ich większej przejrzystości; to pozwala m.in. bardziej świadomie zarządzać zasobami przedsiębiorstwa i podejmować precyzyjne decyzje strategiczne;
- wzmocnienie działań proekologicznych – EDI sprzyja zmniejszeniu śladu węglowego firmy, co jest kluczowe nie tylko w kontekście wizerunku, ale przede wszystkim funkcjonowania w duchu zrównoważonego rozwoju.
Warto zatem znaleźć zaufanego partnera i wspólnie z nim zadbać o jeszcze większą cyfryzację przedsiębiorstwa. Obecnie stanowi ona fundament rozwoju i konkurencyjności.