Kontrola projektu jest obowiązkowym etapem w trakcie realizacji każdego przedsięwzięcia współfinansowanego ze środków unijnych. Przeprowadza ją Instytucja Pośrednicząca najczęściej tuż po zakończeniu inwestycji. Chcąc zyskać pewność, że przedsięwzięcie zostało zrealizowane zgodnie z zasadami, a rozliczanie dotacji unijnych przebiegnie bez problemów, warto jeszcze przed wizytą kontrolerów wykonać profesjonalny audyt dotacji. Sprawdź, jak przygotować się na kontrolę projektu unijnego!
Prawidłowe rozliczanie dotacji unijnych – wyzwanie dla beneficjentów
Dofinansowanie z Funduszy Europejskich to dla rodzimych przedsiębiorców szansa na rozwój biznesu, wprowadzenie nowych usług lub produktów czy ekspansję na nowe rynki zagraniczne. Beneficjenci wsparcia publicznego pozostają jednak w obowiązku spełnienia licznych wymogów i przepisów, z którymi nierozerwalnie wiąże się proces pozyskiwania i rozliczania dotacji unijnych. Ważnym punktem całej procedury okazuje się kontrola projektu finansowanego z budżetu UE. Jej nadrzędnym celem jest weryfikacja, czy przebieg całej inwestycji odbył się zgodnie z postanowieniami ujętymi w umowie o dofinansowanie, wydatki poniesione w trakcie jego realizacji są kwalifikowalne, a poszczególne etapy projektu spełniają wymagania programu operacyjnego.
Jak przygotować się do kontroli dotacji unijnej?
Chcąc należycie przygotować się do kontroli dotacji ze strony Instytucji Pośredniczącej, warto jeszcze przed wizytą kontrolerów wykonać profesjonalny audyt projektu, korzystając w tym celu z pomocy wyspecjalizowanych firm. Doświadczeni eksperci, posiadający obszerną wiedzą na temat Funduszy Europejskich, obiektywnie ocenią stopień realizacji projektu oraz zweryfikują jego zgodność z wymaganiami wyszczególnionymi w zawartej umowie o dofinansowanie, biorąc pod uwagę zarówno sposób zarządzania projektem, jak i obieg dokumentów księgowo-finansowych czy zasady udzielania zamówień publicznych.
Korzystając z tego narzędzia, przedsiębiorstwo zyskuje jednocześnie pewność, że projekt został zrealizowany zgodnie z wymogami, a przyznana dotacja unijna jest prawidłowo rozliczona.
Przebieg kontroli
Głównym celem kontroli dotacji jest ocena projektu finansowanego z Funduszy Europejskich na wszystkich jego etapach (planowanie, realizacja, osiągnięte rezultaty). W trakcie wizyty kontrolnej instytucje do tego uprawnione biorą pod uwagę kilka kluczowych aspektów:
- stopień realizacji projektu unijnego – weryfikowane jest to, czy projekt rzeczywiście zrealizował wyznaczone cele i postulaty ujęte we wniosku o dofinansowanie;
- zgodność realizacji projektu z wnioskiem – szczegółowo analizowane są kolejne etapy przedsięwzięcia pod kątem ich spójności z założeniami zawartymi w umowie o dofinansowanie, porównuje się również założone cele z nakładami finansowymi poniesionymi na ich realizację;
- sposób przechowywania dokumentacji projektowej – gwarancją prawidłowego rozliczania dotacji unijnych jest rzetelnie prowadzona sprawozdawczość, dlatego w trakcie kontroli wnikliwie analizuje się procedury związane z archiwizacją dokumentacji projektowej, a szczegółowej weryfikacji podlegają elementy takie jak np. wydatki wyszczególnione w dokumentach (w tym ich kwalifikowalność, sposób dokumentowania oraz zgodność kwot z załączonymi wnioskami o płatność), sprawozdania z realizacji poszczególnych etapów projektu, a także sposób raportowania o postępach i rezultatach.
Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.