Dotacje unijne na realizacje rozmaitych projektów cieszą się od wielu lat ogromną popularnością. Jednym z wymogów stawianych beneficjentom tego typu funduszy jest konieczność ich prawidłowego rozliczenia. Jeśli rozliczenie nie zostanie przeprowadzone prawidłowo, w niektórych przypadkach może nawet dojść do cofnięcia przydzielonego finansowania. Jak rozliczać dotacje i dlaczego jest to tak ważne? Wyjaśniamy to w poniższym artykule.
Umowa o dofinansowanie zawiera wszelkie ważne informacje
Z każdym podmiotem, który otrzymuje dotację unijną, zawierana jest specjalna umowa o dofinansowanie. To właśnie tam znajdują się szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób należy rozliczyć zrealizowany projekt a także w jakim przedziale czasowym.
Wszczęcie procedury podpisania umowy rozpoczyna się w chwili, gdy otrzyma się oficjalne pismo zawierające potwierdzenie, iż dofinansowanie ze środków unijnych zostało przyznane. Beneficjent znajdzie tam również informacje na temat tego, jakie dokumenty powinien zebrać do podpisania umowy a także w jakim terminie muszą zostać załatwione wszelkiego rodzaju formalności.
Jeśli nie mamy doświadczeniu w sporządzeniu dokumentacji z dofinansowania unijnego, warto postawić na szkolenie z dotacji – w ten sposób można w krótkim czasie pozyskać całą niezbędną wiedzę w tym zakresie.
Jak rozliczyć dotację unijną?
Samo uzyskanie dofinansowania unijnego to dopiero początek drogi. Prawdziwe trudności i komplikacje pojawiają się wtedy, gdy trzeba ją właściwie rozliczyć. Przede wszystkim należy mieć na uwadze fakt, iż podczas rozliczania trzeba wykazać, że projekt został zrealizowany zgodnie z wcześniej wskazanymi założeniami, które wyszczególnione zostały we wniosku oraz załącznikach do tego dokumentu. Wszystkie te dokumenty każdorazowo są sporządzane podczas planowania inwestycji. W przypadku, gdy beneficjent dofinansowania chciałby zmodyfikować założenia projektu, wówczas zazwyczaj niezbędne jest uzyskanie zgody ze strony instytucji, która odpowiada za rozliczania dotacji.
Najwięcej komplikacji dotyka tych przedsiębiorców, którym przyznano dofinansowanie w ramach wcześniejszej perspektywy budżetowej. Ich obowiązkiem jest rozliczenie uzyskanej dotacji do końca 2023 roku. Czas przygotowywania tych inwestycji był wyjątkowo trudny – w tym czasie miała miejsce pandemia COVID-19 czy wojna na Ukrainie, co powodowało wiele trudności dla globalnej gospodarki.
O tym trzeba koniecznie pamiętać
Jak powinno wyglądać rozliczanie dotacji? Trzeba mieć na uwadze terminy złożenia wniosku o płatność a także innych dokumentów potwierdzających wykonane prace. Mowa tutaj o fakturach, potwierdzeniach zapłaty, oświadczeniach itd.
Trzeba też we właściwy sposób ewidencjonować wydatki – rachunki, faktury, paragony powinny posiadać załącznik opisujący, na co dokładnie wydano konkretne sumy. Wzór takiego załącznika zazwyczaj znajduje się w umowie o dofinansowanie. W dokumencie musi znajdować się protokół, w którym będą informacje potwierdzające realizację usług bądź przekazanie konkretnego asortymentu. Jeśli wytyczne w tym zakresie nie zostaną dochowane, wówczas instytucja nadzorująca projekty unijne może wezwać beneficjenta do uzupełnienia braków w dokumentacji.