W każdej firmie zatrudniającej przynajmniej kilka osób niezbędna jest odpowiednia organizacja. Nie zawsze będzie to łatwe zadanie – zwłaszcza gdy chodzi nie o małą grupkę, a liczbę kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników. W takich przypadkach szczególnie ważne jest wyodrębnienie tzw. regulaminu pracy. Jakie są jego cele i co właściwie warto w nim zawrzeć?
Czym jest regulamin pracy?
Regulamin pracy jest aktem określającym organizację oraz porządek w procesie pracy. Dokument ten wskazuje również związane z tym prawa oraz obowiązki pracowników i pracodawców. W przypadku, w którym w zakładzie pracy funkcjonuje organizacja związkowa, treść regulaminu musi zostać z nią skonsultowana.
Najważniejsze kwestie związane z regulaminem pracy, o których nie można zapominać, to:
- dokument ten powinien być dostępny dla każdego pracownika w formie pisemnej lub elektronicznej;
- istnienie regulaminu pozwala poprawić wydajność działania firmy – pracownicy lepiej wiedzą, jakie są ich obowiązki i jak je wykonywać, znają sposób rozliczania z powierzonych zadań;
- regulamin nie może naruszać zasady równego traktowania w zatrudnieniu – jeśli tak będzie, zostanie uznany za nieobowiązujący.
Czy wszystkie firmy muszą mieć taki regulamin?
Nie – według art. 104 k.p. zobowiązuje się do tego wyłącznie pracodawców, którzy zatrudniają minimum 50 osób. Firmy zatrudniające mniej niż 50 pracowników mogą, ale nie muszą wprowadzać układu zbiorowego. Wyjątkiem są sytuacje, w których zakładowa organizacja związkowa w firmach zatrudniających więcej niż 20, ale mniej niż 50 pracowników, sama wystąpi z takim żądaniem. Wówczas sporządzenie regulaminu automatycznie staje się obowiązkiem pracodawcy.
Co więcej, obowiązek wdrożenia regulaminu pracy nie powstanie również wtedy, gdy w zakładzie pracy obowiązuje już układ zbiorowy pracy (regulujący aspekty poruszane w regulaminie).
Jak sporządzić regulamin pracy? Wytyczne i pomoc prawna
Do sporządzenia regulaminu zobowiązany jest pracodawca. Może on samodzielnie ułożyć treść dokumentu, jeśli w firmie nie funkcjonuje organizacja związkowa bądź wtedy, gdy nie udało się wypracować porozumienia z istniejącą organizacją związkową w odpowiednim terminie.
Jeśli chodzi o zawartość regulaminu, to minimalne wymogi wskazuje artykuł 104 par. 1 kodeksu pracy. Przepis ten wśród najważniejszych elementów regulaminu wymienia:
- organizację pracy,
- warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie pracy i po jej zakończeniu,
- wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i ochrony osobistej,
- systemy i rozkład czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonym pracownikom młodocianym w celu odbycia przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Większość pracodawców korzysta z pomocy prawnika przy sporządzaniu tego dokumentu. Doświadczony radca prawny prawa pracy zadba, aby regulamin był dostosowany do specyfiki danego zakładu, panujących w nim warunków oraz do branży, w której działa firma.