Funkcjonowanie każdej, nawet najmniejszej firmy opiera się na procesach, które sprawiają, że firma sprawnie działa. Procesy przenikają się wzajemnie, co sprawia, że na organizację trzeba zawsze patrzeć EndToEnd, tj. od momentu pozyskania klienta, do momentu dostarczenia usługi/produktu i rozliczenia. To od dobrego przebiegu informacji wewnątrz procesów w dużej mierze zależy to jak sprawnie działa firma, a konsekwencji w jakiej kondycji znajduje się przedsiębiorstwo oraz jak skutecznie działa na rynku. Niekiedy procesy wymagają optymalizacji jedynie na poziomie stanowisk, ale znacznie częściej spotkamy się z przypadkiem optymalizacji działań pomiędzy procesami np.: między procesem zamówień a procesem sprzedaży, między procesem produkcji a procesem logistyki, etc. Dopiero uporządkowanie procesów od strony organizacyjnej pozwala przejść do kolejnego etapu czy do wdrożenia systemów informatycznych lub pełnej automatyzacji procesów.
Na czym polega optymalizacja procesów biznesowych?
Optymalizacja procesów biznesowych to nic innego jak zaprojektowanie nowych rozwiązań i usprawnień w przepływie informacji, uproszczeniu lub przyśpieszeniu funkcjonowania określonych czynności w procesach, a także metodach zarządzania za pomocą reorganizacji dotychczasowych procesów zachodzących w nim. Pozwala ona więc znaleźć najlepsze rozwiązanie z uwzględnieniem celów strategicznych i operacyjnych jakie firma obrała w najbliższym okresie. Optymalizacja procesów biznesowych jest jednym z najważniejszych elementów nowoczesnych metod zarządzania przedsiębiorstwa, do których zaliczyć można między innymi lean management.
Najczęstsze cele przeprowadzania optymalizacji procesów biznesowych
Przeprowadzanie optymalizacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwie nastawione jest zawsze na uzyskanie określonego rezultatu. Cel ten może być różny w zależności od występujących w firmie problemów. Najczęściej związany jest on jednak z:
- obsługa zwiększonych obrotów firmy przy nie zmienionych zasobach wewnętrznych
- obsługa większej liczby klientów
- obniżeniem kosztów działalności przedsiębiorstwa, a tym samym zwiększeniem jego rentowności,
- skróceniem czasu obsługi klientów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych,
- zwiększeniem efektywności wykorzystywania posiadanych zasobów, zwłaszcza ludzkich,
- wdrożeniem ważnych zmian w firmie, na podstawie przeprowadzanych analiz, audytów czy też map procesów,
- uspójnieniem funkcjonowania przedsiębiorstwa, zazwyczaj po fuzji lub przekształceniu firm.
Bez względu jednak na cel optymalizacja procesów biznesowych ma za zadanie za każdym razem przynieść wartość dodaną dla firmy o określoną korzyść ekonomiczną, która zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.
W jaki sposób jest przeprowadzana optymalizacja procesów biznesowych?
Optymalizacja procesów biznesowych może odbywać się na wiele sposobów. W przypadku firmy świadczącej związane z nią usługi Nova Praxis opiera się ona natomiast na czterech elementach — mapie procesów obrazującej obecne procesy, pomiarach procesów, które dostarczają informacji o nich, opracowaniu rekomendacji zmian podzielonych na grupy z uwzględnieniem priorytetów, wdrożeniu zmian i jednoczesnej eliminacji marnotrawstwa pod różną postacią. Samo przygotowanie rekomendacji zmian opiera się natomiast na bazie modelu 4Ps. Dzięki temu są one podzielone na etapy ułatwiające ich wprowadzenie w firmie.