Przedsiębiorstwa coraz chętniej korzystają z nowoczesnych narzędzi informatycznych, dzięki którym upraszczają do tej pory bardzo czasochłonne i uciążliwe procedury. W wielu firmach, również tych mniejszych, standardem są już takie rozwiązania, jak system ERP, technologie chmurowe czy automatyzacja rozliczeń z kontrahentami. Do tej listy można również dopisać aplikację urlopową. W naszym artykule wyjaśniamy, czym taka aplikacja właściwie jest i w jaki sposób może wspomóc pracodawcę oraz firmowy dział HR w zarządzaniu sprawami kadrowymi.
Co to jest aplikacja urlopowa?
Aplikacja urlopowa to oprogramowanie dostępne na urządzeniach mobilnych, z którego poziomu można kontrolować oraz zarządzać wszelkimi sprawami związanymi z udzielaniem pracownikom urlopów – czy to wypoczynkowych, na żądanie czy okolicznościowych.
Aplikacja umożliwia bardzo łatwe kontrolowanie planów urlopowych, szczególnie w tych firmach, które zatrudniają wielu pracowników w modelu rozproszonym – chociażby zdalnie czy „w terenie”. Takie osoby nie bywają w siedzibie firmy, stąd kontakt z nimi odbywa się wyłącznie przy pomocy narzędzi zdalnej komunikacji, a to może rodzić różnego rodzaju problemy właśnie na etapie udzielania i rozliczania dni urlopowych.
Jakie funkcje oferuje dobra aplikacja urlopowa?
Celem wdrożenia aplikacji urlopowej w firmie zawsze jest to, aby uporządkować i w znacznym stopniu zautomatyzować kwestie związane z zarządzaniem urlopami pracowników. Dlatego warto rozejrzeć się za takim narzędziem, które wyróżnia się maksymalną funkcjonalnością, dzięki czemu będzie można łatwo dopasować je do specyfiki pracy danej firmy, liczebności kadry, modelu zatrudnienia oraz polityki urlopowej.
Dobra aplikacja urlopowa powinna dawać możliwość łatwego wystawiania elektronicznych wniosków urlopowych, które następnie od razu są agregowane w wewnętrznym systemie firmy i trafiają do osób decyzyjnych. Przełożony po otrzymaniu informacji o prośbie o urlop może ją zatwierdzić lub odrzucić, gdy np. okaże się, że w tym samym terminie urlopy mają już inni pracownicy, co mogłoby spowodować paraliż firmy.
Aplikacja urlopowa powinna zostać zintegrowana z kalendarzami elektronicznymi, dzięki czemu informacja o urlopie pracownika będzie od razu zapisywana i widoczna dla wszystkich zainteresowanych osób. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której pracownik np. jest niepokojony podczas urlopu z rodziną czy też wyeliminuje ryzyko, że w jednym terminie firma nie będzie mogła skorzystać z kilku kluczowych pracowników.
Aplikacja urlopowa może być również przydatna dla samych pracowników. Dziś w wielu firmach zarządzanie urlopami nadal odbywa się przy wykorzystaniu papierowych wniosków, co w pewnym momencie może spowodować, że pracownik nie wie, ile dni jeszcze mu przysługuje w danym roku kalendarzowym – wówczas angażuje w tak błahą sprawę kadry czy bezpośredniego przełożonego. Aplikacja wyklucza takie sytuacje.
Co zyskasz dzięki wdrożeniu aplikacji urlopowej w Twojej firmie?
Przede wszystkim zaoszczędzisz dużo czasu, który dziś marnujesz na przeglądanie papierowych wniosków urlopowych, rozliczanie ich oraz wprowadzanie do firmowego systemu. Aplikacja rozwiąże również zjawisko brania urlopów przez pracowników w tym samym czasie. Pomoże na bieżąco kontrolować przysługujące pracownikom dni urlopowe, aby nie dochodziło do sytuacji, w której urlopy się kumulują i np. jedna osoba musi w krótkim okresie wykorzystać 40 zaległych dni.
Więcej o tym, jakie korzyści przyniesie Twojej firmie aplikacja urlopowa możesz przeczytać w artykułach na stronie https://bluecolibriapp.pl/blog/.
Wdrożenie aplikacji urlopowej w firmie nie jest ani trudne, ani kosztowne. Zainteresuj się narzędziem Blue Colibri App, czyli aplikacją stworzoną do usprawnienia komunikacji z pracownikami, którą można wykorzystać również do zarządzania sprawami kadrowymi, w tym urlopowymi. Szczegóły sprawdzisz na stronie https://bluecolibriapp.pl/.