Niszczenie dokumentów firmowych wymaga staranności i sprawdzonych procedur, zwłaszcza gdy archiwa zawierają dane osobowe lub poufne informacje biznesowe. Niszczenie materiałów poufnych powinno być zgodne z RODO i innymi regulacjami, które chronią dane niejawne. Sprawdź, co to w praktyce oznacza i jak możesz bezpiecznie pozbyć się zbędnych dokumentów firmowych.
Dlaczego niszczenie dokumentów firmowych nie może być dziełem przypadku?
RODO jednoznacznie nakazuje administratorom danych usuwanie informacji, które przestały być niezbędne do realizacji pierwotnego celu. Dotyczy to m.in. faktur, umów, akt pracowniczych czy korespondencji zawierającej dane klientów. Jak podkreślają eksperci Stena Confidential: „Każda firma, bez względu na rodzaj działalności — musi mieć kontrolę nad wszystkimi swoimi dokumentami, a usuwanie danych osobowych spoczywa na podmiocie gromadzącym”. To przedsiębiorca jest odpowiedzialny na skuteczne i zgodne z przepisami niszczenie dokumentów poufnych.
Brak odpowiednich procedur niszczenia dokumentacji, niedbałość czy uchybienia wynikające z braku wiedzy narażają przedsiębiorstwo na kary administracyjne sięgające milionowych kwot. Niszczenie dokumentów firmowych jest zatem ważnym elementem strategii prawnego i finansowego bezpieczeństwa firmy. Uchybienia mogą ponadto negatywnie wpłynąć na reputację marki, a także zaufanie klientów, partnerów biznesowych i inwestorów.
Jak zgodnie z przepisami przeprowadzić utylizację dokumentacji firmowej?
Niszczenie dokumentacji papierowej wewnątrz firmy bywa problematyczne. Najczęstszymi przeszkodami są: brak certyfikowanego sprzętu, niedobór przeszkolonego personelu, brak procedur. Niszczenie dokumentacji cyfrowej zgromadzonej na dyskach czy innych nośnikach wymaga ponadto użycia metod niedostępnych w większości przedsiębiorstw. Tymczasem przepisy nakazują, by niszczenie dokumentów miało charakter nieodwracalny, a zastosowana procedura na każdym etapie gwarantowała bezpieczeństwo danych.
W związku z powyższym coraz więcej organizacji stawia na outsourcing. Wyspecjalizowane firmy, takie jak wspomniana Stena Confidential (https://www.stenarecycling.com/pl/), organizują bezpieczny odbiór dokumentacji, transport oraz przeprowadzają bezpieczne i zgodne z obowiązującymi regulacjami niszczenie dokumentacji. Szwedzka firma ma w tym obszarze duże doświadczenie i oferuje klientom pełną kontrolę nad przebiegiem usługi.
Jak wygląda niszczenie dokumentów w Stena Confidential?
Niszczenie dokumentów poufnych rozpoczyna się od dostarczenia zabezpieczonych pojemników do siedziby klienta. Następnie wypełnione dokumentacją kontenery są plombowane i transportowane do zamkniętego i monitorowanego centrum utylizacji. Niszczenie dokumentów firmowych przeprowadzane jest z użyciem certyfikowanych urządzeń, klient otrzymuje protokół potwierdzający zniszczenie, a dostęp do dokumentów mają tylko uprawnione osoby. Zniszczony materiał trafia następnie do zakładów papierniczych, gdzie jest przetwarzany. Takie podejście respektuje zasady gospodarki o obiegu zamkniętym — ogranicza zużycie energii, oszczędza zasoby, ogranicza emisję CO2. Tak poprowadzone niszczenie dokumentów firmowych pozwala wypełnić obowiązki wynikające z prawa, a także przekształcić zbędną dokumentację w wartościowy surowiec wtórny, wspierając cele zrównoważonego rozwoju i realizację strategii ESG.
Artykuł sponsorowany