System HR, to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia automatyzację licznych procesów kadrowo-administracyjnych. Składa się na niego sieć przydatnych narzędzi optymalizujących zadania wykonywane każdego dnia przez pracowników działu HR. To między innymi system rekrutacyjny ATS, oprogramowanie do elektronicznej ewidencji czasu pracy czy zarządzania wnioskami urlopowymi – i wiele więcej przydatnych rozwiązań. Poznaj 5 korzyści, które system HR może dać Twojej firmie!
1. System HR to łatwiejsze zarządzanie wnioskami pracowniczymi
Im więcej pracowników zatrudnia przedsiębiorca, z tym większą liczbą wniosków oczekujących na akceptację mierzy się przez cały rok. Podania o urlop wakacyjny, na żądanie czy rodzicielski, wnioski o podwyżkę bądź zmianę stanowiska, o zatrudnienie i otrzymanie nowego sprzętu, o otrzymanie benefitów pracowniczych – lista może być naprawdę długa. System HR usprawnia proces akceptacji wniosków, nie wymaga bowiem ręcznego podpisywania dokumentów i zanoszenia ich na kolejne biurko. Zamiast tego wystarczy odebranie powiadomienia wysłanego przez oprogramowanie na e-mail, akceptacja online i przekazanie wniosku dalej, również przez internet.
2. System HR automatyzuje liczne procesy rekrutacyjne
Na proces rekrutacji składają się dziesiątki większych lub mniejszych zadań, w które angażowanych jest wiele osób. To bowiem nie tylko rekruterzy, ale również menadżerowie czy bezpośredni przełożeni potencjalnych przyszłych pracowników. Wszyscy powinni mieć równy dostęp do informacji o kandydacie oraz możliwość wyrażenia swojej opinii na jego temat, by decyzja dotycząca przyjęcia została podjęta jednogłośnie. Dobry system HR znacznie ułatwia tę komunikację, umożliwia bowiem dzielenie się CV z menadżerami czy pozostawianie notatek po rozmowie telefonicznej lub spotkaniu z kandydatem. Umożliwia również automatyczną wysyłkę e-maili, tworzenie profesjonalnej strony kariery oraz internetowych formularzy rekrutacyjnych – i wiele więcej.
3. System HR wspomaga proces onboardingu pracowników
Dobrze przeprowadzony onboarding pracownika, a więc jego wdrożenie w nowe obowiązki czy kontakty z zespołem, może pozytywnie wpłynąć między innymi na wizerunek firmy jako pracodawcy. Co więcej, nowozatrudniony, który już w pierwszych dniach swojej pracy poczuje, że wie, co ma robić i kogo może poprosić o pomoc, a także czuje się odpowiednio zaopiekowany, zdecydowanie chętniej zostanie w firmie na dłużej. Dlatego tak istotne jest dobre zaplanowanie onboardingu pracowników.
I w tym może pomóc nowoczesny system HR, taki jak np. tomHRM – oprogramowanie, które umożliwia automatyzację procesu wdrożenia. Pozwala między innymi na automatyczne przydzielanie zadań nowemu pracownikowi oraz jego przełożonemu, a także udostępnianie nowozatrudnionemu najważniejszych informacji czy istotnych dokumentów.
4. System HR ułatwia prowadzenie kartoteki pracowniczej
Kartoteka pracownika w wersji elektronicznej nie tylko oszczędza miejsce w firmowych archiwach oraz czas związany z szukaniem potrzebnego dokumentu, ale także znacznie ułatwia poruszanie się po informacjach na temat zatrudnionych. Systemy HR pozwalają na tworzenie pewnego rodzaju profili pracowników – zamiast fizycznych teczek z dokumentami, pracownik kadr czy menadżer przegląda przejrzyste zakładki. W jednym miejscu ma wszystkie informacje: dane kontaktowe do danej osoby, historię jej urlopów – a także te zaplanowane, przebyte i oczekujące szkolenia, dotychczasowe umowy, notatki na jego temat czy nawet informacje po onboardingu pracownika.
5. System HR wspiera komunikację wewnątrz organizacji
Kolejną, bardzo ważną zaletą systemów HRM jest usprawniona komunikacja w firmie. Dotyczy ona wielu obszarów: prowadzenia rekrutacji, szkoleń miękkich, akceptacji wniosków, planowania delegacji, badania satysfakcji osób zatrudnionych czy organizacji spotkań indywidualnych lub wyznaczania celów zespołowych.
Każdy przedsiębiorca doskonale wie, jak ważna jest skuteczna i szybka wymiana informacji w firmie – czeka kilkanaście dni na akceptację budżetu na nowy projekt to kilkanaście dni jego realizacji „do tyłu”. A jedna nieprzekazana wiadomość na temat problemów pracownika, np. z odnalezieniem się w zespole, może skutkować rotacją – i tak dalej. Dzięki temu, że system HR umożliwia korzystanie przez cały zespół z jednego kalendarza szkoleń czy rekrutacji, a także pozostawianie notatek nt. zatrudnionych widocznych np. dla wszystkich menadżerów (i wiele innych ciekawych opcji), komunikacja w organizacji staje się zdecydowanie bardziej efektywna.
Dobrze wyposażony, nowoczesny system HR wnosi zatem cały szereg korzyści biznesowych. Każda z nich przekłada się na ogromne oszczędności czasu, a także firmowych pieniędzy. Zdecydowanie warto sprawdzić możliwości tego oprogramowania, szczególnie że niektórzy dostawcy, jak np. tomHRM, udostępniają niezobowiązujące okresy próbne.