Dokumenty firmowe zgodnie z prawem powinny być przechowywane od pięciu do pięćdziesięciu lat. Gromadzenie wszystkich takich dokumentów w wersji papierowej jest nad wyraz trudne, ponieważ konieczne jest nie tylko miejsce, ale także odpowiednie warunki, które sprawią, że dokumenty będą nadal po tym czasie czytelne. Dobrym rozwiązaniem jest w tym przypadku cyfryzacja dokumentacji. Dzięki niej dokumenty są zawsze pod ręką oraz zajmują zdecydowanie mniej miejsca.
Archiwizacja cyfrowa dokumentów – na czym polega?
Dokumenty kadrowe, księgowe czy dokumentacja medyczna. Każdy z tych rodzajów dokumentacji powinien być nie tylko dobrze zabezpieczony przed utratą czy wglądem osób trzecich, ale także łatwo dostępny. Są to bowiem informacje, do których czasem należy wrócić. Dlatego też dobrym rozwiązaniem jest archiwizacja cyfrowa dokumentów. W ten sposób są one przechowywane w bezpiecznym miejscu, a osoby upoważnione mają do nich łatwy dostęp. Jeśli interesuje Cię archiwizacja dokumentów Warszawa – powinieneś skontaktować się z firmą HSM Recycling. Zajmują się oni nie tylko cyfryzacją i archiwizacją dokumentów, ale także szyfrowaniem nośników danych. Oferują zatem kompleksową opiekę nad powierzonymi danymi, a ty masz pewność, że dokumentacja Twoich pracowników lub klientów jest całkowicie bezpieczna.
Cyfryzacja dokumentacji – na czym to polega?
Może się wydawać, że cyfryzacja dokumentacji jest prosta i jesteś w stanie dokonać tego zasobami własnymi. Jednak w przypadku każdej firmy z roku na rok ilość dokumentów w archiwum rośnie. Może się więc okazać, że potrzebujesz profesjonalnej pomocy. Firma archiwizacyjna Warszawa – HSM Recycling oferuje profesjonalną cyfryzację dokumentacji. Na czym to polega? Po ustaleniu telefonicznym, jaka ilość dokumentów i w jakim zakresie ma być objęta cyfryzacją, określany jest koszt przedsięwzięcia. Następnie upoważniona osoba odbiera od ciebie dokumenty i przewozi je w specjalnych, zaplombowanych pudłach do siedziby firmy. Tam są wyjmowane z wszelkich skoroszytów, segregatorów i koszulek. Następnie pracownik skanuje je do wybranego formatu, zapisuje na ustalonym nośniku lub w chmurze, a całość operacji jest odpowiednio szyfrowana. Dane są następnie segregowane według ustalonego schematu. Po zakończeniu operacji całość dokumentacji trafia do firmy z powrotem w zaplombowanych pudłach.
Przechowywanie dokumentów – Warszawa i okolice
Po zakończeniu cyfryzacji dokumentacji dokumentację fizyczną można przekazać firmie, która ma pozwolenie na przechowywanie dokumentów. Warszawa ma kilkadziesiąt różnych możliwości pod tym względem. Można je przekazać między innymi do Archiwum Państwowego lub do prywatnej firmy archiwizacyjnej. Procedura ta dotyczy również zgód na przetwarzanie danych osobowych. Każda firma obracająca danymi pracowników lub klientów zobowiązana jest bowiem do archiwizowania danych osobowych zgodnie z wytycznymi RODO. Aby mieć pewność, że całość została przeprowadzona profesjonalnie najlepiej zlecić to firmie, która się tym zajmuje na co dzień.