Niedobór pracowników i trudne warunki pracy – to dwa główne powody, dla których wynagrodzenia kierowców międzynarodowych rosną z roku na rok. Jednocześnie to duże wyzwanie dla właścicieli firm transportowych i spedycyjnych. Jak optymalizować wynagrodzenia? Jednym z wykorzystywanych mechanizmów są tak zwane diety wirtualne. Sprawdź, czym jest dieta wirtualna i kiedy ma zastosowanie.
Czym jest dieta wirtualna w transporcie międzynarodowym?
Dieta wirtualna to sformułowanie, które nie doczekało się definicji w przepisach, jednak jest powszechnie używane w księgowości dla branży transportowej. Przez dietę wirtualną należy rozumieć wskaźnik wykorzystywany podczas rozliczania kierowców międzynarodowych – pozwala on obniżyć wysokość składek ZUS i podatku dochodowego, a w konsekwencji ma wpływ na wysokość wynagrodzenia po stronie kierowcy.
Optymalizacja wynagrodzeń kierowców międzynarodowych często sprowadza się właśnie do zagadnienia diety wirtualnej. Prawidłowe stosowanie diet wirtualnych pozwala podnieść kwotę, którą kierowca otrzymuje tytułem wynagrodzenia. Jednocześnie koszty po stronie pracodawcy pozostają na dotychczasowym poziomie.
Czym dieta wirtualna różni się od tradycyjnej diety wypłacanej pracownikowi?
Między dietą wirtualną a tradycyjną dietą, do której mają prawo pracownicy przebywający w delegacjach, nie należy stawiać znaku równości. Kluczowa różnica między dietą wirtualną a dietą tradycyjną jest taka, że ta pierwsza nie jest wypłacana pracownikowi ani w gotówce, ani przelewem na jego rachunek bankowy. Kierowca wykonujący zadania w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest natomiast w podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy.
Kiedy kierowca może liczyć na dietę wirtualną?
Zagadnienie diety wirtualnej szczegółowo opisuje strona internetowa firmy Evotax, która oferuje usługi księgowe dla firm transportowych, w tym outsourcing rozliczania kierowców z tachografów. Zgodnie z opublikowanymi tam informacjami, aby możliwe było uwzględnienie diety wirtualnej podczas wyliczania wynagrodzenia kierowcy, spełnione łącznie muszą zostać dwa warunki:
- kierowca odbywa zagraniczną podróż służbową – przewóz bilateralny, typu cross-trade lub kabotażowy,
- wynagrodzenie kierowcy przekracza prognozowane średnie wynagrodzenie w gospodarce narodowej – w 2026 r. jest to 9420 zł brutto.
Jeżeli zostaną spełnione powyższe wymogi, podczas rozliczania kierowcy można zastosować aktualne stawki diety wirtualnej. Obowiązują dwie stawki – 60 euro za każdy dzień pracy kierowcy za granicą dla celów ZUS i 20 euro za każdy dzień pracy kierowcy za granicą podczas obliczania wysokości podatku dochodowego.
Jak diety wirtualne wpływają na wynagrodzenie kierowcy i składki ZUS?
Zastosowanie diet wirtualnych sprawia, że finalnie na konto pracownika wpływa wyższa kwota – obniżeniu ulega wysokość przychodu, który stanowi podstawę wymiaru składek ZUS, a także wysokość podatku dochodowego. Jednocześnie samo wyliczenie wynagrodzenia wcale nie jest kwestią oczywistą – pojawić mogą się m.in. następujące wątpliwości:
- według jakiego kursu przeliczyć diety wirtualne – to pytanie jest zasadne, gdyż diety wirtualne nie są kosztem,
- jakie są stawki diet wirtualnych, gdy kierowca przebywa za granicą jedynie przez część dnia pracy – w tym przypadku kluczowa jest liczba godzin,
- co w sytuacji, gdy wynagrodzenie kierowcy jest niższe niż średnia krajowa – jak wówczas wyliczyć jego pensję.
Ponieważ zagadnienie optymalizacji wynagrodzeń kierowców zawodowych jest szerokie, właściciele firm transportowych i spedycyjnych powinni rozważyć współpracę ze specjalistami. Evotax, biuro rachunkowe dla firm transportowych, pomaga przedsiębiorcom z branży transportowej – oferuje kompleksową usługę księgowości oraz kadr i płac.
Artykuł sponsorowany