W artykule udowadniamy, że najlepszą wydajność druku dokumentów można uzyskać, stosując urządzenia wielofunkcyjne do biura. Współczesne MFP (Multi-Function Printer) drukują szybko, oszczędnie i zachowaniem wysokiej jakości odwzorowania obrazu i kolorów. Ponadto ograniczają marnotrawstwo papieru, materiałów eksploatacyjnych oraz energii elektrycznej. Dowiedz się, dlaczego MFP są wydajniejsze od samodzielnych drukarek, skanerów i kopiarek.
Firmy wydają 5-10 % przychodów na tworzenie dokumentów i zarządzanie ich obiegiem. Optymalizacja wydajności druku w filmie, która zużywa kilka ryz papieru A4 miesięcznie, nie przyniesie istotnych korzyści. Jeżeli jednak zapotrzebowanie na druk liczone jest w dziesiątkach tysięcy arkuszy, to zdecydowanie warto poznać realną wydajność, którą osiągają drukarki i kserokopiarki wielofunkcyjne. Jest to szczególnie istotne wtedy, gdy planujesz zakup nowego sprzętu lub obserwujesz niepokojący wzrost kosztów druku.
Jakie są przyczyny niskiej wydajności i wysokich kosztów druku?
Niska wydajność druku to, w najbardziej uproszczonym ujęciu, zbyt duże koszty materiałów eksploatacyjnych, energii i pracy, które są potrzebne do wykonania jednego wydruku. Oto najczęstsze przyczyny niskiej wydajności druku:
- przestarzały sprzęt drukujący – wyeksploatowane urządzenia drukujące są awaryjne, energochłonne, zużywają szybciej tonery, są powolne (długie oczekiwanie na pierwszą stronę, niezadowalające tempo druku) i często niekompatybilne ze współczesnymi drukarkami i kopiarkami,
- urządzenia biurowe różnych producentów – jeżeli użytkujesz urządzenia drukujące wielu różnych producentów, to oznacza, że musisz zamawiać różne materiały eksploatacyjne (kłopotliwe planowanie i realizacja zamówień, mniejsze szanse na uzyskanie korzystnych rabatów) – mogą też wystąpić problemy z komunikacją pomiędzy urządzeniami, których rozwiązanie powiększy koszty serwisu,
- rozproszenie funkcji druku, kopiowania i skanowania – jeżeli zadania druku, kopiowania i skanowania nie są zintegrowanie w jednym urządzeniu, to dużo czasu i pracy pochłania rozdzielna obsługa drukarek, skanerów i kopiarek, wzrasta częstotliwość awarii i ryzyko popełniania błędów oraz zużycie energii elektrycznej,
- nieskuteczna kontrola dostępu – sprzęt starszej generacji może nie mieć odpowiednich mechanizmów uwierzytelniania i przydziału uprawnień, co przekłada się na dużą liczbę wydruków niezwiązanych z obowiązkami zawodowymi lub wykonywanych przez osoby nieuprawnione.
Powodów niskiej wydajności druku w firmie jest więcej – wymieniliśmy te najbardziej uniwersalne, najbardziej oczywiste. Sposobem na radykalną poprawę sytuacji jest zastosowanie nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych.
Dlaczego MFP są optymalnymi urządzeniami do druku dokumentów?
Warunkiem podniesienia wydajności jest określenie realnych kosztów poszczególnych składników procesu drukowania. Audyt środowiska druku w firmie przyniesie odpowiedzi na pytania o koszt papieru, wydatki na tonery i zapotrzebowanie urządzeń drukujących na energię elektryczną. Celem analizy jest wskazanie miejsc, w których dochodzi do generowania najwyższych strat (najwyższych kosztów).
Odpowiedzią na większość bolączek związanych z drukiem dokumentów są współczesne MFP klasy biznesowej. Powody wyjaśnia doradca klienta z firmy DKS w Katowicach, dostawcy urządzeń biurowych: – Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne są wolne od wszystkich niedoskonałości środowiska druku, które składa się z wielu rozproszonych urządzeń peryferyjnych. Są bardzo szybkie, oszczędne i mało awaryjne. Umożliwiają nie tylko drukowanie, ale też kopiowanie i łatwą digitalizację dokumentów papierowych. Mają też oprogramowanie, które umożliwia szybką dystrybucję dokumentów elektronicznych. Wbudowane mechanizmy kontroli dostępu i monitorowania liczby wydruków wpływają na znaczne zmniejszenie liczby przypadkowych i prywatnych wydruków. Na poprawienie wydajności i komfortu obsługi bardzo duży wpływ mają różne elementy automatyzacji, np. duplex czy automatyczne, dwustronne skanowanie dokumentów w jednym przebiegu.
Współczesne MFP nie tylko łączą funkcje drukarki, skanera, kopiarki i faksu, ale ponadto są bezkonkurencyjne pod względem jakości i tempa pracy. To zdecydowanie najlepsze urządzenia do druku, powielania, digitalizacji i zarządzania dokumentami.
