Prowadząc firmę, często korzystamy z różnych usług, które mają wspierać naszą działalność. Noclegi w hotelach, szczególnie podczas podróży służbowych, szkoleń czy konferencji, to częsty wydatek przedsiębiorców. Czy jednak możemy zaliczyć fakturę za hotel do kosztów uzyskania przychodu? Okazuje się, że nie zawsze jest to takie proste.
Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt firmowy, musi spełniać określone warunki. Przede wszystkim, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodów. To oznacza, że musi istnieć wyraźny związek między wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie możemy więc wrzucić w koszty firmowe faktury za prywatny weekendowy wypad za miasto.
W przypadku usług hotelowych, najczęściej korzystamy z nich podczas delegacji, wyjazdów służbowych, szkoleń czy konferencji. Jeśli więc nocleg w hotelu był związany z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą i mamy na to odpowiedni dokument (fakturę VAT lub rachunek), to możemy uznać go za koszt firmowy. Pamiętajmy jednak, że nie każdy wydatek związany z hotelem będzie kosztem. Na przykład, jeśli podczas delegacji zdecydujemy się na pobyt w luksusowym apartamencie, to urząd skarbowy może zakwestionować zasadność takiego wydatku.
Faktura za usługi hotelowe a odliczenie VAT
Mimo że fakturę za hotel możemy ująć w kosztach firmowych, sprawa komplikuje się, gdy chcemy odliczyć od niej podatek VAT. Niestety, w większości przypadków nie mamy do tego prawa. Wynika to z przepisów ustawy o VAT, które wyłączają usługi noclegowe i gastronomiczne z możliwości odliczenia VAT.
Co to oznacza w praktyce? Fakturę za hotel księgujemy w kosztach w kwocie brutto, czyli z doliczonym VAT-em. Nie możemy go odliczyć od podatku należnego, co oznacza, że w całości obciąża on naszą firmę. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły, o których warto wiedzieć.
Jeśli zakupione usługi hotelowe mają związek z prowadzoną działalnością, a transakcja udokumentowana jest fakturą VAT, to przedsiębiorca może ująć wydatek w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki. Niestety, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT, usługi hotelowe zostały wyłączone z możliwości odliczenia podatku naliczonego. To samo dotyczy usług gastronomicznych.
Kiedy można odliczyć VAT od faktury za usługi hotelowe?
Chociaż zasada jest jasna – VAT od usług hotelowych zazwyczaj nie podlega odliczeniu – istnieją sytuacje, kiedy możemy jednak skorzystać z takiej możliwości. Dzieje się tak, gdy usługa hotelowa jest częścią tzw. świadczenia kompleksowego lub gdy została nabyta w celu odsprzedaży (refakturowania).
Refakturowanie to sytuacja, w której kupujemy usługę hotelową, aby następnie sprzedać ją dalej innej osobie czy firmie. W takim przypadku, możemy odliczyć VAT od faktury za hotel, ponieważ usługa ta jest bezpośrednio związana z naszą działalnością gospodarczą. Warto jednak pamiętać, że musimy spełnić wszystkie warunki refakturowania, aby móc skorzystać z odliczenia.
Inną sytuacją, kiedy przysługuje nam prawo do odliczenia VAT, jest zakup usługi hotelowej jako części świadczenia kompleksowego. Oznacza to, że nocleg w hotelu jest tylko jednym z elementów większej usługi, która ma dla nas charakter główny. Przykładem może być szkolenie dla pracowników, które odbywa się poza siedzibą firmy i obejmuje nie tylko sam kurs, ale także nocleg i wyżywienie. W takiej sytuacji, możemy odliczyć VAT od całej faktury, ponieważ wydatek na hotel jest jedynie dodatkiem do głównej usługi, czyli szkolenia.
Odliczenie podatku VAT od nabycia usługi cateringowej
W kontekście odliczania VAT warto zwrócić uwagę na różnicę między usługami gastronomicznymi a cateringowymi. Usługi gastronomiczne to te, które świadczone są w lokalu należącym do usługodawcy, np. restauracji czy kawiarni. Z kolei usługi cateringowe to te, które świadczone są poza takim lokalem, np. podczas imprezy firmowej czy konferencji.
Co ważne, w przypadku usług cateringowych mamy prawo do odliczenia podatku VAT zawartego w fakturze. Warunkiem jest jednak, aby usługi te były wykorzystywane do celów naszej działalności gospodarczej, czyli np. do organizacji spotkania biznesowego czy szkolenia dla pracowników.
Pamiętajmy jednak, że odliczenie VAT od usług cateringowych nie jest możliwe, jeśli są one przeznaczone na cele prywatne, np. przyjęcie urodzinowe czy wesele. W takim przypadku, musimy zapłacić podatek VAT w całości.
Jak zaksięgować fakturę za hotel zagraniczny?
Wyjazdy służbowe często wiążą się z noclegami w hotelach za granicą. W takiej sytuacji otrzymujemy fakturę wystawioną przez zagraniczny hotel, zazwyczaj w obcej walucie i z doliczonym podatkiem VAT według stawki obowiązującej w danym kraju. Jak poradzić sobie z taką fakturą?
Przede wszystkim, musimy pamiętać, że miejsce opodatkowania usług hotelowych to kraj, w którym znajduje się hotel. Oznacza to, że faktura będzie zawierać podatek VAT według stawki obowiązującej w tym kraju. Nie musimy jednak obawiać się dodatkowych formalności związanych z rozliczeniem podatku VAT, ponieważ zagraniczne usługi hotelarskie nie są uznawane za import usług.
Aby zaksięgować fakturę za hotel zagraniczny, musimy najpierw przeliczyć kwotę na złotówki. W tym celu korzystamy z kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Po przeliczeniu waluty możemy wprowadzić fakturę do ksiąg rachunkowych, pamiętając o uwzględnieniu kwoty podatku VAT, który jednak nie podlega odliczeniu.
Import usług w przypadku innych usług zagranicznych
Warto pamiętać, że powyższe zasady dotyczące faktur za hotele zagraniczne dotyczą wyłącznie usług noclegowych. Jeśli podczas zagranicznej podróży służbowej korzystamy z innych usług, np. wynajmu samochodu czy usług tłumacza, sytuacja może wyglądać inaczej.
W przypadku większości usług świadczonych za granicą, polski podatnik VAT ma obowiązek rozpoznać w ewidencji VAT tzw. import usług. Oznacza to, że musimy samodzielnie naliczyć i odprowadzić podatek VAT od tych usług. Wyjątkiem są sytuacje, gdy usługodawca ma siedzibę w Unii Europejskiej i jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
Import usług może wydawać się skomplikowany, ale w praktyce sprowadza się do kilku prostych kroków. Przede wszystkim, musimy otrzymać od zagranicznego usługodawcy fakturę bez VAT. Następnie, musimy samodzielnie naliczyć podatek VAT według stawki obowiązującej w Polsce i wykazać go w deklaracji VAT.