Compliance to pojęcie, które coraz częściej słyszymy w świecie biznesu, ale czy tak naprawdę wiemy, co się za nim kryje? Wbrew pozorom, nie jest to tylko modne słowo, ale kluczowy element funkcjonowania każdej firmy, który może uchronić nas przed poważnymi problemami.
Compliance – definicja
Compliance możemy rozumieć na kilka sposobów. Może to być wyodrębniona funkcja w firmie, cały dział lub zespół specjalistów, a nawet system zarządzania. W niektórych przypadkach może to być po prostu osoba odpowiedzialna za zapewnienie zgodności działań firmy z przepisami i normami. Bez względu na formę, cel compliance jest zawsze ten sam – zadbać o to, aby nasza firma działała zgodnie z prawem i przyjętymi standardami.
W praktyce compliance to szereg działań, które mają na celu zminimalizowanie ryzyka związanego z nieprzestrzeganiem przepisów. To nie tylko kwestia unikania kar finansowych, ale także ochrony reputacji firmy i budowania zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych. Działania compliance obejmują między innymi identyfikację i analizę ryzyk, opracowywanie procedur i polityk, szkolenia pracowników, a także regularne audyty i kontrole.
Zobacz również: Czym jest prokura samoistna w zarządzie spółki?
Po co jest compliance?
Wdrożenie compliance w firmie to nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale przede wszystkim inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność naszego biznesu. Działania compliance skupiają się na prewencji, czyli zapobieganiu potencjalnym problemom, które mogą wyniknąć z nieprzestrzegania przepisów. Dzięki nim możemy uniknąć kosztownych kar finansowych, a także utraty reputacji i zaufania klientów.
Compliance odgrywa kluczową rolę w zapobieganiu praniu brudnych pieniędzy, co jest szczególnie istotne dla instytucji finansowych i innych podmiotów, które są zobowiązane do przestrzegania surowych regulacji w tym zakresie. Ponadto, compliance pomaga chronić dane osobowe, co w dobie RODO jest niezwykle ważne dla każdej firmy przetwarzającej takie dane.
W przypadku spółek nadzorowanych, compliance pomaga wdrażać rekomendacje organów nadzorczych, co pozwala uniknąć potencjalnych konfliktów i sankcji. Compliance to także narzędzie do identyfikacji ryzyk regulacyjnych, czyli potencjalnych zagrożeń wynikających ze zmian przepisów prawa lub wprowadzenia nowych regulacji. Dzięki temu możemy odpowiednio wcześnie przygotować się na zmiany i dostosować nasze działania do nowych wymogów.
W firmach będących częścią większej grupy kapitałowej, compliance odpowiada za wdrażanie polityk biznesowych grupy, co zapewnia spójność działań i minimalizuje ryzyko wystąpienia niezgodności. Wszystkie te działania mają na celu zapewnienie, że nasza firma działa zgodnie z prawem i przyjętymi standardami, co przekłada się na jej stabilność, bezpieczeństwo i długoterminowy sukces.
Czy każda firma musi mieć compliance?
Obowiązek posiadania wyodrębnionej funkcji compliance, czyli działu lub osoby odpowiedzialnej za zgodność z przepisami, dotyczy przede wszystkim podmiotów nadzorowanych, takich jak banki, firmy ubezpieczeniowe czy spółki publiczne. Jednakże, odpowiedzialność za działanie zgodnie z prawem spoczywa na członkach zarządu każdej spółki, niezależnie od jej wielkości czy branży.
Kodeks spółek handlowych przewiduje szereg kar dla członków zarządu za niedopełnienie obowiązków czy działanie niezgodne z przepisami. Konsekwencje mogą być poważne, od kar finansowych po pozbawienie wolności. Dlatego też, nawet w małych i średnich firmach, compliance odgrywa istotną rolę w zapewnieniu, że firma działa zgodnie z prawem, chroniąc tym samym członków zarządu przed odpowiedzialnością.
Nieprzestrzeganie przepisów RODO, dotyczących ochrony danych osobowych, może skutkować wysokimi karami finansowymi, sięgającymi nawet 20 milionów euro. Podobnie, naruszenia przepisów dotyczących ochrony konsumentów, ochrony środowiska, prania brudnych pieniędzy czy nieuczciwej konkurencji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.
Wraz z rosnącą liczbą regulacji prawnych, compliance staje się coraz ważniejsze dla każdej firmy. Dbanie o zgodność z przepisami to nie tylko unikanie kar, ale także budowanie zaufania wśród klientów i partnerów biznesowych, co przekłada się na stabilność i długoterminowy sukces firmy. Dlatego warto zastanowić się, czy nie warto zainwestować w compliance, niezależnie od wielkości czy branży naszej firmy.
Jakie firmy mają obowiązek posiadania compliance?
Obowiązek posiadania wyodrębnionej funkcji compliance, czyli działu lub osoby odpowiedzialnej za zgodność z przepisami, spoczywa na szerokim spektrum instytucji. Wśród nich znajdują się przede wszystkim instytucje finansowe, takie jak banki, SKOK-i, firmy inwestycyjne, fundusze inwestycyjne, a także zakłady ubezpieczeń.
Oprócz tego, obowiązek ten dotyczy również niektórych przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Chodzi tutaj o przedsiębiorców świadczących określone usługi, takie jak pełnienie funkcji członka zarządu, zapewnianie siedziby czy adresu prowadzenia działalności dla innych podmiotów, a także usługi księgowe, pośrednictwo w obrocie nieruchomościami czy prowadzenie działalności w zakresie gier losowych.
Co więcej, obowiązek ten dotyczy także przedsiębiorców, którzy przyjmują lub dokonują płatności gotówkowych o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro, niezależnie od tego, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.
W niektórych sytuacjach obowiązek ten może dotyczyć również przedstawicieli wolnych zawodów, takich jak notariusze, adwokaci, radcowie prawni czy doradcy podatkowi. Warto jednak zaznaczyć, że w ich przypadku obowiązek ten może być ograniczony do określonych obszarów działalności.
Jak wdrożyć compliance w firmie?
Pierwszym krokiem jest dokładna analiza ryzyk regulacyjnych, czyli potencjalnych zagrożeń wynikających z nieprzestrzegania przepisów. Należy zidentyfikować obszary, w których ryzyko jest największe, i skupić na nich swoje działania.
Kolejnym etapem jest opracowanie procedur i polityk, które będą regulować działania firmy w zakresie compliance. Procedury te powinny być jasne, zrozumiałe i dostosowane do specyfiki naszej działalności. Ważne jest, aby były one regularnie aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się przepisów prawa.
Niezbędnym elementem wdrożenia compliance są szkolenia dla pracowników. Powinny one obejmować nie tylko podstawowe informacje na temat compliance, ale także praktyczne wskazówki dotyczące postępowania w konkretnych sytuacjach. Szkolenia powinny być prowadzone regularnie, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy są świadomi swoich obowiązków i rozumieją znaczenie compliance dla firmy.
Regularne audyty wewnętrzne to kolejny ważny element systemu compliance. Pozwalają one na bieżąco monitorować przestrzeganie procedur i polityk, a także identyfikować potencjalne problemy i ryzyka. Audyty powinny być prowadzone przez niezależne osoby, aby zapewnić obiektywizm i rzetelność wyników.
Wreszcie, warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za compliance, która będzie koordynować wszystkie działania w tym zakresie. Może to być zarówno pracownik firmy, jak i zewnętrzny specjalista. Ważne, aby osoba ta posiadała odpowiednią wiedzę i doświadczenie, a także cieszyła się zaufaniem zarządu i pracowników.
Zobacz również: Zbycie udziałów w spółce z o.o. – co musisz wiedzieć?