Wynajem może być jednym z największych wydatków biznesowych. Jednak wielu przedsiębiorców słabo radzi sobie z negocjowaniem umów najmu powierzchni biurowych i zostaje skazanych na poważne ukryte koszty. Jeśli nie będziesz ostrożny, może to mieć poważne konsekwencje dla rentowności Twojej firmy.
Co gorsza, wiele firm obywa się w ogóle bez dokumentu najmu, wynajmując powierzchnię miesięcznie. Jeśli to zrobisz, możesz zostać wyrzucony bez ostrzeżenia i stracić wartość wszelkich wykonanych remontów. Bez leasingu możesz również mieć trudności z uzyskaniem finansowania bankowego dla swojego przedsiębiorstwa. Na szczęście poniższe wskazówki pomogą w negocjowaniu skutecznej umowy przy procesie jakim jest wynajem biura.
Oceń swoje potrzeby biznesowe
Odrób trochę pracy domowej przed negocjacją umowy najmu. Wypisz obecne i oczekiwane przyszłe potrzeby Twojej firmy w zakresie przestrzeni oraz określ budżet i preferowaną lokalizację. Jeśli nie masz pewności co do wariantu długoterminowego, rozważ krótszy okres najmu (na przykład dwa lub trzy lata).
Zawsze angażuj prawnika
Niezwykle ważne jest, aby w negocjacje najmu zaangażować prawnika handlowego. Niektóre firmy korzystają z usług adwokata generalnego lub rodzinnego, a następnie podpisują umowę najmu z nieoczekiwanymi kosztami. Leasing jest złożony i narażony na wiele potencjalnych błędów.
Zrozumienie kosztów
Uważnie przejrzyj wszystkie koszty uwzględnione w umowie, aby upewnić się, że ich całkowity koszt pasuje do Twojego budżetu. Należy również jasno określić wszelkie przyszłe podwyżki czynszu bazowego i koszty dodatkowe. Nie wstydź się prosić o ewentualnie zmiany.
Zapoznaj się z opcjami wynajmu
Koszty mogą się znacznie różnić w zależności od rodzaju wynajmu:
- w przypadku najmu brutto płacisz wynajmującemu jedną kwotę, która pokrywa czynsz podstawowy i wszystkie koszty dodatkowe. Obejmują one zazwyczaj opłaty za media, podatek od nieruchomości, ubezpieczenie, konserwację, naprawy i wydatki związane z obszarami wspólnymi, takie jak usuwanie śniegu, usługi sprzątania, kształtowanie krajobrazu, koszenie trawy i zarządzanie majątkiem. Inną opcją jest zmodyfikowany najem brutto, w którym ty i wynajmujący dzielicie pewną kombinację kosztów dodatkowych.
Możliwe jest również podpisywanie różnego rodzaju umów leasingu netto, w ramach których bezpośrednio opłacasz niektóre koszty dodatkowe. Zwykle skutkuje to niższym czynszem. Główne różnice między leasingami netto są następujące:
- w przypadku dzierżawy netto zazwyczaj płacisz za czynsz podstawowy plus jeden z następujących: podatki od nieruchomości (najczęściej), ubezpieczenie lub media. Właściciel pokrywa wszystkie inne wydatki,
- w przypadku podwójnej dzierżawy netto płacisz czynsz podstawowy plus podatek od nieruchomości i ubezpieczenie,
- w dzierżawie potrójnej netto zazwyczaj płacisz czynsz bazowy plus podatki od nieruchomości, ubezpieczenie budynku i media, a także inne koszty operacyjne i utrzymania.
Podsumowanie
Negocjowanie w przypadku wynajmu powierzchni biurowej nie może zakończyć się sukcesem bez znajomości szczegółów odnośnie samego procesu, własnych możliwości biznesowych i kosztów. Dzięki temu sam wynajem (zakładając, że wybraliśmy wcześniej odpowiednie miejsce pod biuro) będzie przebiegał bez zarzutów, również tych ekonomicznych.
