Rozwiązanie stosunku pracy to moment, w którym zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą zadbać o wiele formalności. Jedną z nich jest prawidłowe rozliczenie urlopu wypoczynkowego. W tym artykule przyjrzymy się, jak kwestia niewykorzystanego urlopu wpływa na treść świadectwa pracy i jakie informacje powinny się w nim znaleźć. Wyjaśnimy również, dlaczego te dane są tak istotne dla przyszłych pracodawców.
Czym jest urlop wypoczynkowy i jak powinien być wykorzystywany?
Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw pracownika. Jako pracodawcy musimy pamiętać, że jego głównym celem jest zapewnienie zatrudnionym odpoczynku i regeneracji sił. Zgodnie z Kodeksem pracy, urlopy powinniśmy planować z wyprzedzeniem. Tworzymy plan urlopów, uwzględniając przy tym wnioski pracowników oraz potrzeby naszej firmy. Pamiętajmy jednak, że część urlopu, tzw. urlop „na żądanie”, nie podlega planowaniu.
Co do zasady, pracownik powinien wykorzystać cały przysługujący mu urlop w roku, w którym nabył do niego prawo. Jednak życie często weryfikuje te plany. Dlatego przepisy dają nam możliwość przesunięcia terminu urlopu czy nawet odwołania pracownika z wypoczynku w szczególnych przypadkach. Jeśli z jakichś powodów urlop nie zostanie wykorzystany w danym roku, mamy obowiązek udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Zaległy urlop wypoczynkowy – definicja i zasady
Mówiąc o zaległym urlopie wypoczynkowym, mamy na myśli sytuację, gdy pracownik ma do wykorzystania więcej dni urlopu niż jego roczny wymiar. Przypomnijmy, że standardowo wynosi on 20 dni dla osób zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni dla pracowników z dłuższym stażem. Warto zaznaczyć, że dla osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop naliczamy proporcjonalnie.
Zaległości urlopowe to poważna sprawa. Jako pracodawcy musimy dołożyć wszelkich starań, aby pracownicy regularnie korzystali z przysługującego im wypoczynku. Jeśli jednak dojdzie do sytuacji, w której pracownik ma niewykorzystany urlop z poprzedniego roku, musimy udzielić go najpóźniej do końca września kolejnego roku. To nasz obowiązek, którego nie możemy przerzucić na następnego pracodawcę.
Zobacz również: Kiedy pracownik może otrzymać pieniądze za urlop?
Urlopie wypoczynkowy na świadectwie pracy
Świadectwo pracy to kluczowy dokument, który wydajemy pracownikowi w momencie zakończenia stosunku pracy. Musi ono zawierać szereg informacji, w tym te dotyczące urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w świadectwie pracy podajemy informacje o urlopie wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Co konkretnie powinniśmy umieścić w świadectwie? Przede wszystkim liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, który przysługiwał pracownikowi w danym roku i został przez niego wykorzystany. Dodatkowo, osobno wskazujemy liczbę dni urlopu „na żądanie”, z którego skorzystał pracownik. Te informacje są niezbędne dla kolejnego pracodawcy, aby mógł prawidłowo ustalić wymiar urlopu dla nowo zatrudnionej osoby.
Warto podkreślić, że w świadectwie pracy nie umieszczamy informacji o zaległym urlopie z lat poprzednich. Dlaczego? Ponieważ to my, jako dotychczasowy pracodawca, jesteśmy odpowiedzialni za rozliczenie tych zaległości. Nowy pracodawca nie potrzebuje tej informacji do ustalenia uprawnień urlopowych pracownika w swojej firmie.
Dlaczego informacja o bieżącym urlopie jest ważna dla nowego pracodawcy?
Informacja o urlopie wykorzystanym w bieżącym roku kalendarzowym ma kluczowe znaczenie dla kolejnego pracodawcy. Pozwala ona na prawidłowe obliczenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w nowym miejscu pracy. Zasada proporcjonalności urlopu oznacza, że wymiar urlopu u nowego pracodawcy zależy od tego, ile dni urlopu pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym.
Przykładowo, jeśli pracownik wykorzystał więcej dni urlopu niż wynikałoby to z proporcjonalnego wyliczenia, u nowego pracodawcy przysługuje mu odpowiednio mniejszy wymiar urlopu. Ta informacja pozwala nowemu pracodawcy uniknąć sytuacji, w której pracownik mógłby skorzystać z większej liczby dni urlopowych, niż mu przysługuje w danym roku kalendarzowym.
Czy informacja o zaległym urlopie powinna znaleźć się w świadectwie pracy?
Wbrew pozorom, informacja o zaległym urlopie wypoczynkowym nie powinna być umieszczana w świadectwie pracy. Dlaczego? Ponieważ zaległy urlop, czyli ten niewykorzystany z poprzednich lat, jest zobowiązaniem dotychczasowego pracodawcy. To my jesteśmy odpowiedzialni za udzielenie tego urlopu lub wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego. Nowy pracodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zaległości urlopowe z poprzedniego miejsca pracy.
Umieszczenie tej informacji w świadectwie pracy nie ma więc praktycznego znaczenia dla kolejnego pracodawcy i nie wpływa na ustalenie uprawnień urlopowych pracownika w nowym miejscu zatrudnienia. Skupiamy się zatem wyłącznie na urlopie bieżącym, który ma bezpośredni wpływ na wymiar urlopu u nowego pracodawcy.
Jak prawidłowo wypełnić świadectwo pracy w zakresie urlopu wypoczynkowego?
Prawidłowe wypełnienie świadectwa pracy w zakresie urlopu wypoczynkowego wymaga od nas dokładności i znajomości przepisów. W odpowiedniej rubryce świadectwa wpisujemy liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Dotyczy to zarówno urlopu wykorzystanego w naturze, jak i tego, za który wypłacamy ekwiwalent pieniężny.
Pamiętajmy, że osobno wskazujemy liczbę dni urlopu „na żądanie” wykorzystanego w tym samym roku. Jest to istotne, ponieważ urlop „na żądanie” ma swój limit – maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym. Nowy pracodawca musi wiedzieć, ile dni takiego urlopu pracownik już wykorzystał.
Urlop „na żądanie” a świadectwo pracy
Urlop „na żądanie” to szczególny rodzaj urlopu wypoczynkowego, który zasługuje na osobne omówienie w kontekście świadectwa pracy. W świadectwie pracy musimy wyraźnie wyodrębnić informację o liczbie dni urlopu „na żądanie” wykorzystanych przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy.
Ta informacja jest istotna dla nowego pracodawcy, ponieważ limit 4 dni urlopu „na żądanie” dotyczy całego roku kalendarzowego, niezależnie od liczby pracodawców. Jeśli pracownik wykorzystał już część lub całość tego limitu u poprzedniego pracodawcy, nowy pracodawca musi to uwzględnić przy udzielaniu urlopu „na żądanie” w pozostałej części roku.
Zobacz również: Urlop na żądanie – ile dni przysługuje? Kiedy zgłosić?
Podsumowując, prawidłowe wypełnienie świadectwa pracy w zakresie urlopu wypoczynkowego wymaga od nas precyzji i zrozumienia przepisów. Skupiamy się na urlopie bieżącym, pomijając informacje o urlopie zaległym. Pamiętajmy, że dokładne i rzetelne wypełnienie świadectwa pracy nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także ułatwia pracownikowi start w nowym miejscu pracy, a nowemu pracodawcy prawidłowe naliczenie przysługującego urlopu.