W każdej firmie mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych, obiegiem dokumentów księgowych i materiałów poufnych. Każde przedsiębiorstwo co pewien czas w związku z tym staje przed koniecznością pozbycia się chronionych prawem materiałów niejawnych, które w żadnym wypadku nie powinny trafić w niepowołane ręce.
Firmy mogą oczywiście przeprowadzić niszczenie dokumentów we własnym zakresie, jednak coraz więcej z nich decyduje się przekazać to zadanie podmiotom zewnętrznym. Co zyskuje przedsiębiorca, zlecając niszczenie dokumentacji firmom profesjonalnie zajmującym się utylizacją danych?
Jakie trudności niesie z sobą utylizacja dokumentacji?
Utylizacja dokumentów w świetle prawa jest równie istotnym zadaniem, co przetwarzanie danych w warunkach ich pełnej ochrony. O obowiązkach tych informują: RODO, ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o ochronie informacji niejawnych, norma DIN 66399. Ze wskazanych przepisów wyraźnie wynika, że każdy przedsiębiorca ma obowiązek takiego zniszczenia dokumentów i nośników danych, który uniemożliwi ich odzyskanie. To oznacza, że samodzielne niszczenie dokumentów w niszczarce czy usuwanie danych z nośników elektromagnetycznych nie wystarczą, a utylizacja dokumentów w firmie wymaga profesjonalnego wsparcia. Nieodwracalne i bezpieczne niszczenie materiałów poufnych na terenie firmy wiązałoby się z koniecznością zakupu profesjonalnego sprzętu, oddelegowania do tych czynności dodatkowego personelu i przeszkolenia go oraz stałego monitorowania zmian prawnych dotyczących ochrony danych i ich utylizacji. To wszystko z kolei oznacza dodatkowe nakłady finansowe i stratę czasu. Co więcej, aby utylizacja dokumentów wypełniała wymogi prawa, dane muszą zniknąć bezpowrotnie, a przedsiębiorca musi w razie kontroli wykazać, że dopełnił należycie tego obowiązku. Tymczasem niszczenie nośników danych to proces skomplikowany, więc prowadzona na własną rękę utylizacja oznacza spore ryzyko.
Na co może liczyć przedsiębiorca, zlecając niszczenie dokumentów profesjonalistom?
Utylizacja materiałów niejawnych przez firmę specjalistyczną pozwala przedsiębiorcy zaoszczędzić czas, pieniądze i skupić się na zdaniach związanych z faktyczną działalnością firmy. Zlecenie niszczenia dokumentów sprawdzonej i godnej zaufania firmie umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie gwarancji, że dopełnił on wszelkich wymogów prawa i nie dotkną go żadne sankcje, a dokumenty były cały czas odpowiednio chronione i zostały należycie zniszczone. W przypadku najlepszych firm utylizujących dane, przedsiębiorca może także liczyć na to, że nie tylko uzyska certyfikaty poświadczające zniszczenie materiałów, ale również otrzyma szansę monitorowania przebiegu procesu niszczenia. Doświadczona firma zarządzająca odpadami i oferująca usługę utylizacji dokumentów, Stena Recycling, umożliwia przedsiębiorcy m.in. osobisty nadzór nad przebiegiem zlecenia, a dodatkowo również nagrywa proces niszczenia dokumentów. Stena Recycling gwarantuje ponadto pełną legalność procesu. Każdy etap utylizacji dokumentów i nośników danych nadzoruje z jej ramienia pełnomocnik ds. informacji niejawnych.