Sprawozdanie finansowe to kluczowy dokument, który odzwierciedla kondycję finansową Twojej firmy. W prostych słowach, to podsumowanie rocznej działalności, zawierające informacje o tym, ile zarobiliśmy, ile wydaliśmy oraz jakie zyski lub straty odnotowaliśmy. Sprawozdanie finansowe nie tylko pozwala nam ocenić efektywność naszej firmy, ale jest też niezbędne do rozliczeń z fiskusem oraz stanowi cenne źródło informacji dla potencjalnych inwestorów i kontrahentów.
Kto musi sporządzać sprawozdania finansowe?
Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę jawną czy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – jeśli Twoja firma jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, musisz również przygotować sprawozdanie finansowe.
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień bilansowy, który zazwyczaj przypada na koniec roku obrotowego, czyli 31 grudnia. W sprawozdaniu uwzględniamy wszystkie przychody firmy, zarówno te ze sprzedaży towarów i usług, jak i te pochodzące z operacji finansowych. Oprócz przychodów, w sprawozdaniu wykazujemy również wszystkie poniesione koszty, osiągnięte zyski i straty w danym roku podatkowym.
E-sprawozdania finansowe – obowiązki i terminy
W dobie cyfryzacji, tradycyjne papierowe sprawozdania finansowe odeszły do lamusa. Od 1 października 2018 roku, przedsiębiorcy są zobowiązani do składania sprawozdań finansowych wyłącznie w formie elektronicznej. Co więcej, od 2020 roku obowiązuje ściśle określony format XML, który ma ułatwić przetwarzanie i analizę danych finansowych.
Ministerstwo Finansów udostępnia szczegółowe informacje na temat struktury logicznej e-sprawozdań finansowych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Jeśli masz wątpliwości dotyczące formatu lub sposobu przygotowania e-sprawozdania, warto zapoznać się z tymi wytycznymi.
Kto musi składać e-sprawozdania finansowe?
Obowiązek składania e-sprawozdań finansowych dotyczy szerokiego grona przedsiębiorców. Przede wszystkim, muszą je składać wszystkie firmy, które prowadzą księgi rachunkowe, niezależnie od tego, czy robią to obowiązkowo, czy dobrowolnie. Nie ma znaczenia forma prawna prowadzonej działalności – obowiązek ten dotyczy zarówno spółek kapitałowych (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółek osobowych (np. spółki jawnej), jak i osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Decydującym czynnikiem jest sposób, w jaki ewidencjonujemy przychody i koszty w naszej firmie. Jeśli prowadzimy księgi rachunkowe, jesteśmy zobowiązani do składania e-sprawozdań finansowych, bez względu na to, czy jesteśmy dużą korporacją, czy małym przedsiębiorstwem.
Kto sporządza sprawozdania finansowe?
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to zadanie dla osób zarządzających firmą. W spółkach kapitałowych odpowiedzialność za to spoczywa na członkach zarządu, w spółkach osobowych – na wspólnikach prowadzących sprawy spółki, a w jednoosobowych działalnościach gospodarczych – na samym przedsiębiorcy.
Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły. Spółki jawne i partnerskie, których przychody nie przekraczają równowartości 2 milionów euro, są zwolnione z obowiązku sporządzania sprawozdania rocznego. W takim przypadku muszą jednak złożyć odpowiednie oświadczenie w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Termin na złożenie takiego oświadczenia upływa 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, zazwyczaj 30 czerwca.
Jakie dokumenty należy złożyć w ramach e-sprawozdania?
E-sprawozdanie finansowe to nie tylko jeden dokument, ale cały zestaw informacji, które mają dać pełen obraz sytuacji finansowej firmy. W jego skład wchodzą obowiązkowe dokumenty, takie jak bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe. Bilans to zestawienie aktywów i pasywów firmy na koniec roku obrotowego, które pozwala ocenić jej majątek i zobowiązania. Rachunek zysków i strat pokazuje, jakie przychody i koszty firma poniosła w danym okresie, a informacje dodatkowe zawierają szczegółowe wyjaśnienia dotyczące stosowanych zasad rachunkowości.
W niektórych przypadkach, do e-sprawozdania należy dołączyć również dodatkowe dokumenty, takie jak uchwała zatwierdzająca sprawozdanie, sprawozdanie z działalności, uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinia lub sprawozdanie biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu. Warto pamiętać, że dokumenty te nie muszą być składane w formie elektronicznej – wystarczy dołączyć ich skany.
Gdzie składać e-sprawozdania finansowe?
Miejsce, do którego należy złożyć e-sprawozdanie finansowe, zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), którzy nie są wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), składają e-sprawozdania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Natomiast jednostki wpisane do KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), składają je do KRS.
Zarówno KAS, jak i KRS udostępniają bezpłatne platformy, które umożliwiają przedsiębiorcom łatwe i szybkie złożenie e-sprawozdań finansowych. W przypadku KAS jest to aplikacja lub interfejs webAPI, natomiast w przypadku KRS – system eKRS. Dzięki tym narzędziom, złożenie e-sprawozdania staje się proste i intuicyjne, nawet dla osób, które nie mają doświadczenia w tego typu procedurach.
Jak wysłać sprawozdanie do KRS?
Aby złożyć e-sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), musisz najpierw zarejestrować konto w systemie eKRS. Rejestracja jest prosta i wymaga jedynie podania adresu e-mail oraz hasła. Następnie musisz potwierdzić swoją tożsamość za pomocą podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego. Po zalogowaniu, możesz przystąpić do składania e-sprawozdania w Repozytorium Dokumentów Finansowych. System automatycznie prześle je do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Co ważne, złożenie e-sprawozdania finansowego w systemie eKRS jest bezpłatne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS, pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji firmy, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Pamiętaj jednak, że sprawozdanie musi być przygotowane zgodnie ze strukturą i formatem zatwierdzonym przez Ministerstwo Finansów.
Jak podpisać e-sprawozdanie?
E-sprawozdanie finansowe musi być podpisane elektronicznie przez osobę lub firmę prowadzącą księgi rachunkowe w imieniu spółki, a także przez kierownika jednostki, czyli członka zarządu lub wspólnika spółki osobowej. W przypadku zarządów wieloosobowych, wystarczy podpis jednego członka, pod warunkiem, że pozostali złożą oświadczenie potwierdzające zgodność sprawozdania z wymogami ustawy o rachunkowości.
Do podpisania e-sprawozdania możesz użyć podpisu kwalifikowanego, Profilu Zaufanego ePUAP lub podpisu osobistego. Podpis składa osoba, na której komputerze rejestrowane jest zgłoszenie. Możliwe jest również przekazanie zgłoszenia do podpisu innej osobie.
Sankcje za niezłożenie sprawozdania
Terminowe złożenie e-sprawozdania finansowego to nie tylko obowiązek, ale i konieczność, jeśli chcemy uniknąć poważnych konsekwencji. Ustawa o rachunkowości przewiduje surowe kary za niezłożenie sprawozdania w terminie lub złożenie go w nieprawidłowej formie. Kierownik jednostki może zostać ukarany grzywną, a nawet ograniczeniem wolności.
W przypadku niezłożenia sprawozdania, KRS wzywa spółkę do jego złożenia w ciągu 7 dni pod groźbą kary. Jeśli spółka nie zastosuje się do wezwania, może zostać wszczęte postępowanie przymuszające, a nawet rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z KRS. W skrajnych przypadkach, sąd może ustanowić kuratora, który przejmie prowadzenie spraw firmy.
Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków od tych sankcji. Nawet sytuacje losowe, takie jak choroba czy awaria systemu, nie zwalniają z obowiązku terminowego złożenia e-sprawozdania finansowego. Dlatego warto zadbać o to, aby sprawozdanie było przygotowane i złożone w terminie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.