Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucyjna zmiana w polskim systemie podatkowym, która wpłynie na sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają i otrzymują faktury. Jako przedsiębiorca powinieneś być świadomy nadchodzących zmian i przygotować się do nich odpowiednio wcześnie.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to zaawansowany system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym celem jest umożliwienie przedsiębiorcom wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej, zwanych fakturami ustrukturyzowanymi. KSeF to nie tylko narzędzie do fakturowania – to kompleksowe rozwiązanie, które ma na celu usprawnienie procesów księgowych i podatkowych w polskich firmach.
System gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści oraz czytelność. To oznacza, że możesz mieć pewność, że faktury wystawione w KSeF są wiarygodne i bezpieczne. Co więcej, system ten docelowo stanie się jedyną dopuszczalną formą fakturowania w Polsce, co oznacza, że wcześniej czy później każdy przedsiębiorca będzie musiał się z nim zapoznać i nauczyć się z niego korzystać.
Kluczowe funkcje i korzyści KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim, automatyzacja procesu wystawiania faktur znacznie przyspiesza i upraszcza cały proces rozliczeniowy. Dzięki temu możesz zaoszczędzić cenny czas, który możesz przeznaczyć na rozwijanie swojego biznesu.
Kolejną istotną zaletą jest łatwy dostęp online do wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur. Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz i o której godzinie pracujesz, zawsze masz dostęp do swoich dokumentów. To szczególnie ważne w dobie pracy zdalnej, gdy Ty i Twoi pracownicy możecie potrzebować dostępu do faktur z różnych lokalizacji.
KSeF umożliwia także szybkie korekty wystawionych dokumentów. Jeśli zauważysz błąd lub potrzebujesz wprowadzić zmianę w fakturze, możesz to zrobić szybko i sprawnie. Co więcej, informacja o wprowadzonych zmianach jest natychmiast widoczna dla wszystkich stron transakcji, co eliminuje potencjalne nieporozumienia i opóźnienia w rozliczeniach.
Terminy wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF
Choć KSeF jest obecnie rozwiązaniem dobrowolnym, warto wiedzieć, że od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur w tym systemie stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych. To oznacza, że masz jeszcze trochę czasu, aby przygotować się do tej zmiany, ale nie warto zwlekać z zapoznaniem się z systemem do ostatniej chwili.
Obecnie możesz zdecydować, czy chcesz wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, czy pozostać przy dotychczasowych metodach, takich jak faktury papierowe lub elektroniczne w formacie PDF. Jednak zachęcamy do jak najszybszego przejścia na nowy system, aby uniknąć pośpiechu i potencjalnych problemów w przyszłości. Pamiętaj, że wcześniejsze wdrożenie KSeF w Twojej firmie może dać Ci przewagę konkurencyjną i pozwoli na spokojne dostosowanie procesów księgowych do nowych wymagań.
Kto będzie miał obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie szeroki zakres podmiotów gospodarczych. Dotyczy on wszystkich czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą zgodnie z ustawą o VAT. Oznacza to, że jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce i dokonujesz transakcji podlegających opodatkowaniu VAT, będziesz zobowiązany do korzystania z KSeF.
Warto jednak zaznaczyć, że istnieją pewne wyjątki od tej reguły. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył przedsiębiorców, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Dodatkowo, z obowiązku tego wyłączone są podmioty korzystające z niektórych procedur szczególnych, takie jak firmy spoza UE świadczące usługi dla konsumentów z UE czy podmioty zagraniczne zarejestrowane w procedurze szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób.
Pamiętaj również, że faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) nie będą objęte obowiązkiem korzystania z KSeF. Jeśli więc Twoja działalność obejmuje głównie sprzedaż detaliczną dla konsumentów, część Twoich transakcji może pozostać poza systemem.
Jak wystawiać faktury w systemie KSeF
Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur będzie możliwe na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Jednym z takich narzędzi jest Aplikacja Podatnika KSeF, która umożliwia nie tylko wystawianie i odbieranie e-Faktur, ale także zarządzanie uprawnieniami, sprawdzanie statusu przetworzenia e-faktury czy pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru.
Drugą opcją jest korzystanie z programów komercyjnych, które są zintegrowane z KSeF. Wiele firm oferujących oprogramowanie do fakturowania i księgowości dostosowuje swoje produkty do współpracy z KSeF, co może być wygodnym rozwiązaniem, szczególnie jeśli już korzystasz z takiego oprogramowania.
Niezależnie od wybranej metody, pamiętaj, że faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. System przydzieli każdej fakturze unikalny numer identyfikujący, co jest równoznaczne z jej oficjalnym otrzymaniem. To ważna zmiana w porównaniu z dotychczasowym systemem, która zapewnia większą przejrzystość i ułatwia śledzenie obiegu dokumentów.
Postępowanie w przypadku awarii systemu
Jak każdy system informatyczny, KSeF może czasami ulegać awariom lub być niedostępny. Ministerstwo Finansów przewidziało takie sytuacje i opracowało procedury postępowania w przypadku awarii systemu. Jako przedsiębiorca powinieneś być świadomy tych procedur, aby móc kontynuować wystawianie faktur nawet w przypadku problemów technicznych.
W przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF (informacja o tym będzie publikowana w Biuletynie Informacji Publicznej), będziesz mógł wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Taką fakturę będziesz musiał udostępnić nabywcy w uzgodniony z nim sposób. Co ważne, faktury wystawione w czasie awarii będą musiały być oznaczone specjalnym kodem, który umożliwi późniejszy dostęp do tej faktury w KSeF i weryfikację zawartych w niej danych.
Po zakończeniu awarii będziesz miał obowiązek przesłać do KSeF wszystkie faktury wystawione w trakcie jej trwania. Na wykonanie tego zadania będziesz miał 7 dni roboczych od dnia oficjalnego zakończenia awarii. To ważne, aby pamiętać o tym obowiązku, gdyż jego niedopełnienie może skutkować sankcjami.
W sytuacji, gdy awaria nie jest oficjalnie ogłoszona, ale z jakiegoś powodu nie możesz wystawić faktury ustrukturyzowanej, również masz możliwość wystawienia faktury w alternatywny sposób. W takim przypadku będziesz musiał przesłać te faktury do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego po ich wystawieniu. Takie podejście zapewnia ciągłość działania Twojej firmy, nawet w przypadku nieprzewidzianych problemów technicznych.
Faktury korygujące w KSeF
W systemie KSeF proces wystawiania faktur korygujących ulega pewnym modyfikacjom. Każda faktura korygująca będzie musiała zawierać numer faktury korygowanej nadany przez KSeF. To ważna zmiana, która ułatwi powiązanie faktury korygującej z oryginalnym dokumentem.
Warto zwrócić uwagę na zmiany w zakresie obniżenia podstawy opodatkowania. Jeśli wystawisz fakturę korygującą jako fakturę ustrukturyzowaną, obniżenia podstawy opodatkowania dokonasz za okres rozliczeniowy, w którym wystawiłeś tę fakturę. To uproszczenie procesu, które eliminuje konieczność oczekiwania na potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.
Pamiętaj jednak, że w przypadku wystawienia faktury korygującej w trakcie awarii systemu lub jego niedostępności, zasady mogą być nieco inne. W takiej sytuacji obniżenie podstawy opodatkowania nastąpi po otrzymaniu potwierdzenia odbioru od nabywcy, chyba że wcześniej zdążysz przesłać fakturę do KSeF.
Ważna zmiana dotyczy również not korygujących. W związku z wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych, nie będzie już możliwości wystawiania not korygujących przez nabywcę. To istotna informacja, która może wpłynąć na dotychczasowe procesy korygowania faktur w Twojej firmie.
Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów KSeF
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF wiąże się również z ustanowieniem sankcji za nieprzestrzeganie nowych przepisów. Jako przedsiębiorca powinieneś być świadomy potencjalnych konsekwencji, aby uniknąć niepotrzebnych kar finansowych.
Jeśli wbrew obowiązkowi nie wystawisz faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF lub w okresie awarii wystawisz fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem, możesz zostać obciążony karą pieniężną. Wysokość tej kary może sięgać nawet 100% kwoty podatku wykazanego na nieprawidłowo wystawionej fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
Warto jednak zaznaczyć, że ustawodawca przewidział okres przejściowy. Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF wejdą w życie dopiero od 1 sierpnia 2026 roku. Przez pierwsze pół roku obowiązywania systemu kary pieniężne nie będą wymierzane. To daje przedsiębiorcom czas na dostosowanie się do nowych wymagań i wdrożenie odpowiednich procedur.
Przechowywanie faktur w systemie KSeF
Jedną z istotnych zalet KSeF jest automatyczne przechowywanie faktur w systemie. Wszystkie faktury ustrukturyzowane przesłane do KSeF będą w nim przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To znaczne ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy dotychczas musieli samodzielnie dbać o archiwizację dokumentów.
Warto jednak pamiętać, że po upływie tego 10-letniego okresu, jako podatnik będziesz zobowiązany do dalszego przechowywania tych faktur poza systemem KSeF. Obowiązek ten trwa do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. To ważna informacja, którą powinieneś uwzględnić w swojej długoterminowej strategii zarządzania dokumentacją księgową.
Płatności za faktury wystawione w KSeF
Wprowadzenie KSeF wiąże się również ze zmianami w zakresie dokonywania płatności za faktury. Jeśli korzystasz z mechanizmu podzielonej płatności (split payment), będziesz musiał uwzględnić nowe wymagania dotyczące przelewów.
Przy dokonywaniu płatności w mechanizmie podzielonej płatności, przelew będzie musiał zawierać numer identyfikujący fakturę w KSeF. To ważna zmiana, która ma na celu ułatwienie identyfikacji płatności i powiązanie ich z konkretnymi fakturami w systemie.
Dodatkowo, system umożliwi dokonywanie płatności zbiorczych. Będziesz mógł dokonać jednego przelewu obejmującego dowolne faktury ustrukturyzowane wystawione przez jednego dostawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc. W takim przypadku w komunikacie przelewu należy podać identyfikator zbiorczy nadany w KSeF.
Te zmiany w zakresie płatności mają na celu usprawnienie procesu rozliczeń i ułatwienie powiązania płatności z konkretnymi fakturami. Jako przedsiębiorca powinieneś dostosować swoje procesy księgowe i systemy płatności do tych nowych wymagań, aby uniknąć potencjalnych problemów z rozliczeniami.