W biznesie zdarzają się sytuacje, w których musimy anulować fakturę VAT. Czy to z powodu błędnego wystawienia dokumentu, czy też rezygnacji klienta z zakupu – ważne jest, abyśmy wiedzieli, kiedy i na jakich zasadach możemy to zrobić. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez szczegółowe przepisy i pokażemy, jak prawidłowo przeprowadzić procedurę anulowania faktury, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.
Faktura VAT – co to jest?
Zacznijmy od podstaw – co to jest faktura VAT? Jest to dokument potwierdzający dokonanie transakcji zakupu i sprzedaży. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo jest podatnikiem VAT, masz obowiązek wystawić fakturę, gdy sprzedajesz towary lub usługi innym firmom. Faktura ta musi być sporządzona w dwóch egzemplarzach i może być wystawiona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ważne jest, abyś pamiętał, że wystawienie faktury oznacza sporządzenie dokumentu i przekazanie go innemu podmiotowi, czyli wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
Anulowanie faktury VAT – warunki
Jak wcześniej wspomnieliśmy, czasem zdarza się, że musimy anulować fakturę VAT. Niestety, przepisy ustawy o VAT nie regulują kwestii anulowania wystawionej faktury. Jednak w praktyce dopuszcza się możliwość anulowania faktury w przypadku zaistnienia takiej konieczności.
Aby móc anulować fakturę, muszą być spełnione pewne warunki. Po pierwsze, faktura nie może zostać wprowadzona do obrotu prawnego. Oznacza to, że dostawa towaru lub wykonanie usługi jeszcze nie miało miejsca.
Po drugie, faktura musi dokumentować czynność niedokonaną. Na przykład, jeśli klient zrezygnował z zakupu towaru, nie opłacił go i nie otrzymał faktury, to dokument może być anulowany, ponieważ nie powstał obowiązek podatkowy. Pamiętaj jednak, że jeśli faktura została już przekazana kontrahentowi, anulowanie jej może być niemożliwe. W takiej sytuacji należy skorzystać z faktury korygującej lub noty korygującej.
Jak poprawnie anulować fakturę VAT?
Jeśli spełnione są powyższe warunki i chcesz anulować fakturę VAT, musisz pamiętać o zachowaniu ciągłości numeracji dokumentów sprzedażowych. Aby poprawnie anulować fakturę, należy przekreślić oba egzemplarze anulowanej faktury, aby uniemożliwić jej ponowne wykorzystanie lub przekazanie nabywcy.
Następnie dołącz do faktury opis informujący o jej anulowaniu, wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur. Możesz również podać powód anulowania faktury. Anulowane faktury nadal muszą być przechowywane w dokumentacji księgowej, aby zachować ciągłość numeracji. Nie musisz wprowadzać takiej faktury do ewidencji podatkowej i odprowadzać od niej podatku VAT.
Anulowana faktura w pliku JPK
Jeśli anulowana faktura VAT została ujęta w deklaracji VAT, musisz złożyć korektę pliku JPK-V7, zmieniając w ten sposób zawyżoną kwotę podatku należnego. Warto zaznaczyć, że sytuacja ta jest również związana z obowiązkiem złożenia korekty JPK V7.
Anulowanie faktury a podatek VAT
Anulowana faktura VAT nie powoduje powstania podatku dochodowego, ponieważ nie przynosi przedsiębiorcy przychodu. Co zatem z podatkiem od towarów i usług VAT? Wszystko zależy od tego, czy faktura została wprowadzona do deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy. Jeśli tak, to w chwili jej anulowania możesz sporządzić korektę wspomnianej deklaracji i tym samym uniknąć opodatkowania.
Zgubienie faktury VAT
Nierzadko dochodzi do sytuacji, kiedy przedsiębiorca gubi fakturę VAT. Czy można anulować fakturę jeśli zaginie lub zostanie zniszczona? W takiej sytuacji można skorzystać z opcji anulowania, ale musimy zrobić to zgodnie z przyjętymi regułami.
Należy odpowiednio opisać zaistniałą sytuację i posłużyć się tylko kopią anulowanej faktury VAT. Podobnie jak w przypadku oryginału, także i w tym przypadku przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania tego dokumentu w celach dowodowych i rachunkowych przed organami skarbowymi.
Anulowanie faktury VAT a korekta
Częściej niż anulowanie faktury VAT przedsiębiorcy spotykają się z korektą faktury VAT. Korekta faktury Vat polega na wystawieniu faktury korygującej, na której poprawiono błędy zawarte w pierwotnej wersji. Taka faktura korygująca traktowana jest jak oryginalna, wywiera skutki prawne i wprowadza do obrotu gospodarczego ze stosowną adnotacją. Poprzez wystawienie faktury korygującej wystawca faktury ma możliwość naprawienia zaistniałego błędu.
W art. 106j ust. 1 ustawy o VAT wskazano sytuacje, które zobowiązują podatnika do wystawienia faktury korygującej. Fakturę korygującą należy wystawić jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej:
- udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
- udzielono upustów i obniżki ceny już po dokonanej sprzedaży;
- podatnik otrzymał zwrot towaru i opakowań;
- nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty;
- została podwyższona cena lub nastąpiła pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury;
- odesłanie przez kontrahenta nieprawidłowo lub omyłkowo wystawionej faktury, która dokumentuje faktyczną czynność.
Pamiętajmy, że błędnie wystawiona faktura, która zostanie przekazana do klienta i przez niego przyjęta nie może już zostać anulowana. W przypadku faktury już wprowadzonej do obiegu, błędy należy poprawić jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej.
Anulowanie faktur jest możliwe tylko w określonych przypadkach. Jest to zjawisko o wiele rzadsze niż korygowanie faktury. Organy podatkowe podkreślają, że przedsiębiorca ma obowiązek „dołożyć należytej staranności“ do dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jeśli jednak omyłkowo faktura niedokumentująca rzeczywistego zdarzenia gospodarczego została wystawiona, ale nie wprowadzona do obrotu prawnego to może ją anulować.